焦って作成してしまったことはありませんか？通達目的の社内文書を書く際のポイント

　通達を目的とした社内文書は、権限を有する者が部下や社員などに対し、職務上の事柄を通知したり、命じたりすることを目的に使われます。その内容は様々ですが、今回は、詳細が分かるには時間がかかるが、何よりもまずは社内で共有しなければいけないような内容の文書について説明します。

　こういった文書は２回に分けて連絡する必要があります。その一つがここで説明する「速報」です。これは伝える事柄が起こってから、長くても２日以内には送る必要があるでしょう。例としては２パターンに分かれます。

　これは、例えばスポーツ選手として登録されている社員がオリンピックなどで優秀な成績を残した場合に使われるものです。素早く共有し、その喜びをみんなで分かち合いましょう。

　これは例えば、社員が事故に会ったといった場合に使われます。こういった場合はまず上司とご家族に連絡をしましょう。そしてその後の対応について指示を待ちます。

　これは「速報」の詳細を社内で共有するものです。期間は速報程、速さを求められるものではありませんが、必要以上に時間を掛けるものでもないので、迅速に情報を収集し、社内文書を作成しましょう。

　社内文書の目的は、社内で起こったことを全社全員が情報を共有することです。これは大抵の場合、良い事よりも良くないことの方が多いです。良くない情報を共有しどうすればその良くないことをどのようにして、回避できるか全員で考えるのを目的と考えます。