Excelでタスク・進捗管理表を簡単＆シンプルに作成する方法【ガントチャート】

プロジェクトを進めていくにあたり、どの程度作業が進んでいるのかを管理する「進捗管理」は重要な仕事です。

初めて進捗管理をする場合「どう管理をしたらいいのかわからない」と悩むこともあるでしょう。

本記事では、Excelで進捗管理をする方法を紹介。チームだけでなく、個人業務の進捗管理にも応用できる方法を学びましょう。

Excelで進捗管理表を作るときの注意点

進捗管理をする場合は、Excelを利用して管理表を作成することが一般的です。

「Excelで表を作ったらいいんだ」と真っ白なページに表を作成し始めると、失敗してしまうことも……。

まずは、Excelで進捗管理表を作成するときの注意点から確認していきましょう。

進捗管理表で求められるレベルは「仕事の進み具合がわかること」

上司に「Excelで進捗管理表を作っておいて」といきなり指示されると、どのくらいのクオリティのものを作ればいいのだろう……と悩んでしまう方もいらっしゃるでしょう。

どのくらいのレベル、クオリティの進捗管理表を求めているのかわからないまま作成し、時間をかけすぎて怒られるなんて事態はできるだけ避けたいですよね。

Excelで進捗管理表を作る目的は、あくまでも「仕事の進み具合を管理する」ということ。デザインなどにはこだわらずに、仕事の進み具合がわかれば問題ありません。

時間をかけて凝ったものを作ろうとするより「早く使えるようにする」ことが重要です。

個人で利用するのか・チームで利用するのかで必要な項目は変わる

進捗管理表は個人で利用するのか、チームで利用するのかによって、必要な項目が変わります。

進捗管理表を作成する際には、「プロジェクトのどの範囲から管理をしたいのか」「ステータス管理やチェック欄など必要な項目はあるのか」など、進捗管理表に求められている条件を把握してから作成するようにしましょう。

時間をかけずシンプルに作成すること

進捗管理表は、プロジェクトごとに作成する必要があります。別プロジェクトに移行したときでも使えるようにするためにも、なるべくシンプルなシートをテンプレートとして作成しておくことがおすすめです。

見やすく整えるためのデザインは必要ですが、凝った装飾にする必要はありません。

進捗管理表を作ることは、あくまでもプロジェクトの成功、円滑に進めるための補助的な役割です。進捗管理表を作ること自体が目的になってしまわないように、時間をかけずシンプルなシートを作成しましょう。

Excelを使った進捗・タスク管理表（ガントチャート）の作り方

進捗管理表として一般的なのが「ガントチャート」と呼ばれるシートです。

ガントチャートは、プロジェクト管理や生産管理などに用いられており、横棒によって各タスク・作業の進捗状況を把握していきます。

また、テンプレートやWebツールなどが多数存在しています。テンプレートを活用にしたり、項目を参考にして作成することで、完成度の高い進捗管理表を短時間で作成できるのも嬉しいポイントです。

では、次にExcelでガントチャートを作成してく手順を解説します。

STEP1．進捗管理表に必要不可欠な情報を記入する

まずは「プロジェクト名」「日付」「曜日」「タスク」「タスク担当者」など、進捗管理表において欠かせない情報をシートに記入していきましょう。

基本的に「プロジェクト名」は左上に記入します。やや大きめな文字で、目立たせるといいでしょう。

先ほど、ガントチャートは多くの企業で活用されており、テンプレートも多数存在すると説明しました。テンプレートはどのシートも似ているのですが、言い換えると「多くの人がシートの見方を把握している」ということです。

チームのメンバーにシートの見方を説明しなくても、シートを見ただけで内容が把握できるように、基本のテンプレートに沿ったデザインにすることがおすすめです。

また、Excelの場合は誰がシートを作成したのかがわかりにくいため、プロジェクト名と同じセルに「作成日」「作成者名」を記入することも忘れないようにしましょう。

プロジェクト名の横には「カレンダーの日付」、プロジェクト名の下には「プロジェクトの細かなタスク、各タスクの担当者」などを記載。Excelのグラフ機能などを活用して、自動で横棒グラフを作っていく場合は「開始日」「完了予定日」などを記入するセルを作成しておきましょう。

セル範囲を選択することで、簡単に進捗を表す横棒グラフを作れるはずです。

STEP2．カレンダーの日付、曜日を記入する

次に、カレンダーの日付や曜日を入力していきます。

カレンダーの日付をいちいち手入力するのはNG。最も簡単にカレンダーを作成する方法は、先頭セルに月初の日付を入力し、セルを選択→ドラッグするとオートフィルで他の日付を自動入力する方法です。

曜日もカレンダー同様、オートフィル機能を使って入力してみましょう。

STEP3．プロジェクトのタスクを記入する

プロジェクトを成功させるためには、小さなタスクや作業を積み重ねていく他ありません。

進捗管理をするためには、プロジェクトのタスク・作業を洗い出す必要があります。

プロジェクト完成までのタスクを洗い出したら、一つひとつセルに入力していきましょう。

細分化したタスクは、分解前のタスク下にインデントを1マスずらして記入するとわかりやすいので、試してみてください。

また、タスクが多すぎてシートが見にくくなった場合は「大まかな流れを洗い出したシート」と「タスクを細分化した詳細シート」と内容を分けるのも一案です。

STEP4．各タスク・作業の担当者、スケジュールを記入する

一通りタスクを洗い出し終えたら、次に各タスクの担当者とスケジュールを記入していきましょう。

固定メンバーでタスクを回す場合、ドロップダウンリストにメンバー名を入れておくと、わざわざタイピングする必要がなくなります。

ドロップダウンリストで担当者を選択したい場合、下記の方法を使ってリストを作成しましょう。

スケジュールが定まったら、該当するスケジュールのセルを所定の色で塗りつぶしていきましょう。

「開始日」「完了予定日」、それぞれのセルの色を決めて塗りつぶすとOK。プロジェクトの進捗管理をしていく場合には、進んだ日付分をオートフィルで塗りつぶしていきましょう。

「開始日」と「完了予定日」をセルに記入する場合には、自動色付き機能を作ってみるのもいいでしょう。

Excelの進捗管理表の使い方

先にも述べたように、タスクに着手し始めたら各タスクが進捗しているところまで色を塗りつぶしていきましょう。

「各タスクは、完了予定日まであと何日あるのか」「プロジェクトはどの段階まで進んでいるのか」を確認することによって、プロジェクトをスケジュール通りに完遂することができます。

進捗管理表のカレンダーと横棒によって、各工程やタスクがいつ終了したのか、どこまで進捗しているのかを一目で把握できるのです。

さらに進捗管理を一目で把握するためには、ステータス管理をする項目を作ることもおすすめです。特に、プロジェクトに関わっているメンバーが多い場合や、依頼をして進める必要がある場合、タスクの振り忘れが発生することも。

タスクを完了させるフローを把握し、「依頼中」「一次納品済」「確認済」「修正依頼中」など必要なステータスをドロップダウンリストで作成することで、抜け漏れしにくくなるでしょう。

Excelが苦手でも進捗管理シートは簡単に作成できる

ここまで説明した内容で、簡単にExcelで進捗管理表を作成できます。まずは、どんなプロジェクトでも使えるようなテンプレートを作成してみましょう。

使い続けるうちに「こんな項目もあったら便利だな」「この項目はいらないな」などカスタマイズしたい部分が出てくるでしょう。プロジェクトにあわせて使いやすいように、シートを改善していくことでより完成度の高い進捗管理表が作成できます。

とはいえ、あまりにもマクロや関数などの機能にこだわりすぎて時間がかかってしまうのはビジネス的にNG。

まずは自分の能力で作成できる範囲で、シンプルな進捗管理表を作ってみましょう。「シンプルすぎて大丈夫かな？」と不安になるかもしれませんが、管理票の目的は、あくまでも進捗管理をするためのもの。上司にやり直すように伝えられてから、細かなポイントを改善すれば問題ありません。

悩むよりも手を動かして、実際に進捗管理シートを作成してみましょう。

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