情報共有における最も重要な考え方は「時間軸」を共有すること

　意思の疎通が出来ていないとチームで仕事が重複してしまったり時間のロスが発生したりと効率的ではありません。だからこそ情報共有が重要なのは言うまでもありません。ではどのような情報を共有することがパフォーマンスの向上に繋がるのでしょうか。

　どのような仕事にも締め切りがあります。さらに大小様々な案件に優先順位が存在します。その優先度を把握する意味でも日付は重要です。Googleカレンダーやアウトルックを活用しても良いでしょう。

　たいはんのカレンダーにそれぞれ締切日を書き込んでも構いません。直接の担当者ではなかったとしても、現在どのような業務がありいつまでに完了させる必要があるのかという 「時間軸」を把握することが大切です。具体的な進捗状況は朝のミーティングで報告することが重要です。

　社外とのやりとりはもちろんですが、社内の別の部署が相手であっても同じことを別の社員が電話して確認してしまったりと、そこでの連絡内容に相違が出てしまうと信頼を損ねてしまいかねません。

　部署内のコミュニケーションが上手くいっていないことを露呈してしまうことになります。現在の業務に対してどのセクションと関わりを持って行っているのか。どのようなやり取りをしてその期限はいつまでなのかを明確にしておきましょう。

　さらに、先方からの連絡に対する窓口となる担当者を決めておいた方がスムーズです。もし担当者がいない場合は、担当者がマニュアルを作成し配布するなどしてその情報を共有するようにしましょう。

　それぞれ外回りや打ち合わせの予定が入っていることを上司だけではなく同僚にもわかるようにしておく必要があります。

　ミーティングで「明後日１４時から○社で打ち合わせ」「○日にはお客様が訪問予定」などはやめにそれぞれの状況を把握しておくことで、業務のスケジューリングにも役立ちます。

　情報を共有することで、それぞれが他人の仕事を補い合えるような環境を作ることを心がけましょう。