【プロジェクトを成功に導く極意】進捗状況の管理頻度がプロジェクトの命運を握っている

　企業が進捗管理を行うのは、全体の作業効率を改善し、仕事の質を高めるためです。適切な進捗管理が行われた場合、全体の中で効率が悪い部分をいち早く見つけ出し、適切な対応を取ることで効率を改善することができるでしょう。

　進捗管理は一度やって終了というものではありません。プロジェクトの継続中は効率改善のために程度な頻度で進捗管理を実行し、現状での問題点の把握や改善に努める必要があります。進捗管理はどの程度の頻度実行し、どのような点を重視すればよいのでしょうか。今回は、進捗状況の管理頻度と重視すべき点について解説します。

　進捗状況の管理頻度には、二つの考え方があります。一つは全体の進捗状況を一定の期日で管理する方法です。この方法で進捗状況を管理する場合、プロジェクト全体を時間でいくつかに分割し、その時点での進捗状況の管理を行う必要があります。

　プロジェクトにかかる日数が一ヶ月を予定している場合、一週間毎あるいは十日毎のように進捗状況の管理を実行する頻度を事前に決めておき、進捗状況管理予定日になったら各タスクの担当者を集め全体ミーティングを行います。

　この方法はある時点での各タスクの進捗状況を把握するためのものなので、予定より遅れている、あるいは予定より進んでいるタスクの把握が容易になるでしょう。しかし、その時点になるまで進捗状況を把握することができないため、大きな遅れを取り戻せなくなってしまう可能性があります。

　もう一つの方法は、一定の進捗状況に達したタスクを個別に管理する方法です。進捗率が10%に達したら報告する、というように担当者に義務付けておけば、各タスクが10%に達した時点で報告が寄せられますから、期日に関係なく進捗状況に応じた進捗管理が行えるでしょう。

　この方法は、何か遅れが出ているタスクをいち早く発見できるというメリットがあります。他のタスクと比較して報告が遅れているタスクがある場合、何かトラブルが発生しているかもしれません。そのような状況をいち早く掴めるので、対策を早く打てるというメリットがあります。

　進捗率というものは、一つのタスクが大きくなればなるほど把握が困難になるものです。仮にプロジェクト全体を一つのタスクとして考えた場合、全体のプロジェクト進捗状況がそのままタスクの進捗状況になりますが、これでは全く進捗管理ができなくなってしまいます。

　タスクを分割することで、それぞれのタスクの進捗状況を個別に管理できるようになるので、全体の中で仕事の速いタスクと遅いタスクが明確になり、作業効率の改善が容易になるのです。

　進捗状況の管理は、頻繁に行えばいいというものではありません。進捗状況の管理に関わる報告や確認といった様々な業務が進捗状況を阻害してしまう可能性がありますし、あまりにも頻繁に進捗状況の管理を行うと仕事が膨大になってしまうかもしれません。時間と達成状況の両方の点を組み合わせ、適切な進捗状況の管理を行ってください。