【社内文書の作成マナー】「依頼書」を作る時は3つのポイントだけを意識すれば問題なし！

　社内文書を作成する時は、どのような目的で作成された文書なのかが相手に正しく伝わらなければなりません。何のために作成された文書なのかがわかりにくければ、受け取った側が混乱してしまい、再確認の手間が余計にかかってしまうでしょう。今回は、社内文書の依頼書を作成する際のポイントと例文を紹介します。

　社内文書は、会社内の連絡や指示などに用いられる文書です。あくまでも内輪で使用される文書なので、儀礼的なあいさつなどを書く必要はありません。必要な内容のみを簡潔に記載するのが一般的なルールです。依頼書を作成する場合、重要なポイントは3つあります。

　一つ目のポイントは、誰が誰に依頼するのかを明確にすることです。依頼する側とされる側が明確に示されていなければ、依頼書として効果を発揮することができなくなってしまいます。依頼主の所属と名前はしっかりと明記し、誰に対して依頼する文書なのかがわかるよう、依頼対象の氏名や部署などもわかりやすい形で記載しておきましょう。

　二つ目のポイントは、依頼内容です。何を依頼しているのかが伝わらなければ、依頼された側は困惑してしまいます。一目見て依頼内容がわかるような形で文書を作成してください。

　三つ目のポイントは、依頼の場所と日時です。場所と日時が誤って伝わってしまうと、当日になってからトラブルが発生してしまいます。特に数字は記載ミスしやすい個所なので、依頼書を出す前に必ず確認してください。

　依頼書は提携に従って作成すれば、それほど難しい文書ではありません。文書の先頭には日付と誰宛ての文書なのかを記載します。日付は右寄せ、宛名は左寄せが一般的な形式です。次に何を依頼する文書なのかをタイトルとして記載します。

　「○○のお願い」「○○依頼」という形式が一般的ですが、すでに相手も承知しているのであれば「○○の件」とのみ記載しても構いません。外部に提出する文書であればタイトルの次に挨拶や前文を書きますが、今回は社内文書の例文なので不要です。依頼書本文には以来の具体的な内容、実施日時、場所、連絡先などの必要事項を記載します。

　必要な情報が正確に伝わればいいので、箇条書きで分かりやすく書きます。物品のやり取りが発生する依頼であれば、必要なもののリストを記載することも必要です。一覧表にしてわかりやすく記載しておきましょう。

　依頼書の最後には、依頼書に対する返答方法を忘れずに記載してください。電話連絡を希望するのであれば電話番号を、メールでの返答を希望するのならアドレスを記載し、いつまでに返答するのか期限も合わせて記載しましょう。

　外部宛の依頼書であれば時候の挨拶なども必要になりますが、社内文書であれば余計な事を書く必要はありません。依頼内容が誤解なく伝わるよう、わかりやすく記載してください。