【社内文書の作り方】依頼書作成のポイントと定型文の作り方

　社内文書を作成する時は、どのような目的で作成された文書なのかを相手に正しく伝えなくてはいけません。何のために作成された文書なのかがわかりにくければ、受け取った側が混乱してしまい再確認の手間が余計にかかってしまいます。

　そこで今回は社内文書の依頼書を作成する際のポイントと定型文の作り方を紹介します。

　社内文書は、会社内の連絡や指示に用いられる文書です。あくまでも内輪で使用される文書なので、儀礼的なあいさつなどを書く必要はありません。必要な内容のみを簡潔に記載するのが一般的なルールです。

　依頼書を作成する場合、重要なポイントは3点です。

　依頼する側とされる側が明確に示されていなければ、依頼書として効果を発揮するはできません。依頼主の所属と名前はしっかりと明記し、誰に対して依頼する文書なのかがわかるように依頼対象の氏名や部署等もわかりやすい形で記載しておきましょう。

　何を依頼しているのかが伝わらなければ、依頼された側は困惑してしまいます。一目見て依頼内容がわかるような形で文書を作成してください。

　場所と日時が誤って伝わってしまうと、当日になってからトラブルが発生してしまいます。特に数字は記載ミスしやすい個所なので、依頼書を出す前に必ず確認してください。

　依頼書は定型文を作成すればそれほど難しい文書ではありません。

　文書の先頭には日付と誰あての文書なのかを記載します。日付は右寄せ、宛名は左寄せが一般的な形式です。

　次に何を依頼する文書なのかをタイトルとして記載します。「○○のお願い」「○○依頼」という形式が一般的です。すでに相手も承知しているのであれば「○○の件」と記載しても構いません。

　外部に提出する文書であればタイトルの次に挨拶や前文を書きます。ですが今回は社内文書の例文なので不要です。依頼書には具体的な内容、実施日時、場所、連絡先等の必要事項を記載します。

　依頼書の最後には、依頼書に対する返答方法を忘れずに記載してください。電話連絡を希望するのであれば電話番号を、メールでの返答を希望するのならアドレスを記載し、いつまでに返答するのか期限も合わせて記載してください。