【社内文書の書き方】忘年会・歓迎会・研修会の案内を出すときのポイント

　社内文書は各部署間，支店間，営業所と本社の間など、社内の業務を円滑に進めるために利用される文書です。また、社内文書はあいさつの儀礼的な部分は省略し、迅速かつ正確に伝えることが重要です。今回は社内文書を作成する上での種類別のポイントについてご紹介します。

　職場でその一年間の労をねぎらうために年末に行う宴会を忘年会と言います。忘年会の案内を出すときは、できるだけ大勢の方に出席してもらえるように簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。

　まずは日時、場所、会費を端的に書いて案内することが大切です。場所がわかりにくい場合は、略図や最寄り駅からの道順を書いたり地図も添えるとさらに分かりやすくなるでしょう。

　最近はこうした忘年会の案内を文書や書面ではなく、メールで送信することが増えてきました。メールを利用すると、書面と違い、通信費や印刷代の経費が節約できる上、返信メールで出欠の回答を得られるメリットがあります。

　歓迎会とは職場で異動や転勤・入社・中途入社される新入社員をを歓迎する会です。新入社員の顔と名前を全員に紹介し、上司や先輩に知ってもらうのが目的になります。

　案内には入社する人の氏名および業務がわかるようにしましょう。歓迎会を開く目的や内容、主催者、日時、場所、費用を書き、多くの人に参加してほしいことをよびかけます。

　出席人数を早めに知りたいので、案内状はなるべく早めに出します。忘年会の社内文書と同じで、歓迎会の会場がわかりにくい場合は、略図や最寄り駅からの道順の説明や地図も添えると丁寧で分かりやすくなるでしょう。

　研修会の案内書には、誰を対象とした研修会なのかを明記します。文書の中に「対象となっている方はスケジュール調整の上ご参加ください」と書きましょう。それから開催日時、場所、講師の名前、研修内容を書きます。

　研修内容が長くなる場合は「別紙資料を参照」と書き別の紙に内容を書きます。大事な研修の場合は、該当者になるべく参加してもらうようにしなければなりません。

　そのため、文の最後には「なお、業務の都合で参加できない方は総務部長宛に理由書を提出してください 」と書き、参加を促しましょう。

　案内状は、それぞれの文章が長くなり過ぎないように適当な長さのところで改行を入れるようにしましょう。伝達目的の文章ですから、何を伝えたいのか分かるような書き方を心がけましょう。