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【例文】人事異動の挨拶メールへのベストな返信文・5つのポイント

U-NOTE編集部

2019/12/25(最終更新日:2020/05/12)


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会社の上司や取引先から人事異動の挨拶メールが届き、「返信したほうがいいのかな?」「どのように返信すればいいのかわからない……」という悩む人も多いのではないでしょうか。

本記事では、人事異動の挨拶メールに返信する5つのポイントや、例文を紹介します。メールの返信方法に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

 

本記事の内容をざっくり説明
  • 人事異動の挨拶メールが届いたら、返信には必ずお礼を記載する
  • 在任中にお世話になったことに対するお礼も記載する
  • 新天地での活躍を祈念する言葉を添える

 

人事異動の挨拶メールには必ず返信しよう!

人事異動の挨拶メールは、一括送信されることもあるでしょう。そのため、「たくさんの人に送っているだろうから、返信しないほうがいいのかな……」と悩む方もいらっしゃるのではないでしょうか。

たとえたくさんの人に送っていそうであっても、人事異動の挨拶を受けたならば、返信をするのが礼儀です。

特にお世話になった人の場合には、これからの関係性を良好にするためにも、必ず返信するようにしましょう。

 

人事異動の挨拶メールに対する返信をするときの5つのポイント

人事異動の挨拶に返信をする際には、「何を書いたらいいのかわからない」という方も多いでしょう。

簡潔すぎる返信をするのも味気ないですが、長すぎるのも問題です。

そこで次に、人事異動の挨拶メールに返信する際に気をつけておきたい5つのポイントを紹介します。

 

ポイント1.できるだけ24時間以内に返信する

人事異動の挨拶メールに対する返信は、できるだけメールを受け取ってから24時間以内に返信しましょう。

あまりにも遅すぎる返信は、後回しにしていたように感じられるため、あまり印象がよくありません。

出張や有給取得などで遅れてしまった場合には、「出張中だったため、返信が遅くなってしまい申し訳ございません」などと一言添えるとよいでしょう。

 

ポイント2.タイトルは変更せずに返信する

人事異動の挨拶メールに返信する際には、受信したメールのタイトルは変更せずに返信するようにしましょう。

人事異動時には、異動する人が多くの方へ挨拶や、引き継ぎの連絡をしていることが考えられます。挨拶メールの返信だと一目でわかるように、「Re:」とついたままで返信することが好ましいです。

 

ポイント3.挨拶メールをいただいたことに対するお礼を述べる

人事異動の挨拶メールが届いたら、その返信には必ず「挨拶のメールをいただいたことに対するお礼」を述べることを心がけましょう。

社内・社外を問わず、人事異動は引き継ぎを要します。人事異動が行われる旨を伝えるメールは、受け取り側に取っても、社内外の様子を把握するために非常に重要です。

人事異動の挨拶メールが届いたら、返信には知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。

 

ポイント4.在任中にお世話になったことに対するお礼

人事異動に関する挨拶メールへのお礼を述べたら、次は「在任中にお世話になったことに対するお礼」を記載しましょう。

人事異動に関する挨拶メールをいただいたことに関するお礼のみでは、どうしても返信メールの内容が簡素になってしまいます。

受領の旨だけでなく在任中にお世話になったことに関してのお礼を述べれば、人事異動をする相手も気持ちよく引き継ぎを行なうことができるでしょう。

特にお世話になった人の場合は、思い出のメッセージを添えると好印象を与えられます。

 

ポイント5.新天地での活躍を祈念する言葉を添える

 人事異動に関する挨拶メールへのお礼、在任中にお世話になったことに対するお礼を記載したら、次は「新天地での活躍を祈念する言葉」を記載しましょう。

ここまで記載すれば、人事異動の挨拶メールに対する返信としては十分な文量になります。

人事異動の挨拶メールに対する返信ポイントまとめ
  • 人事異動の挨拶メールが届いたら、返信には必ずお礼を記載する
  • 在任中にお世話になったことに対するお礼も記載する
  • 新天地での活躍を祈念する言葉を添える

 

人事異動の挨拶に対する返信文例

これまで紹介したポイントを元に、人事異動の挨拶メールに対する返信の文面をどのように作成したらいいのか、確認してみましょう。

紹介する例文を元に、オリジナリティのあるメッセージを追加して、返信の文面を作ってみてはいかがでしょうか。

 

人事異動の挨拶がメールで届いた場合の返信文例

まずは、人事異動の挨拶がメールで届いた場合の返信の文例を確認してみましょう。

 

【例文】社外からの人事異動の挨拶メールへの返信の書き方

株式会社○○○○
○○ ○○様

日ごろは、お世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

ご丁寧に異動のご連絡いただきまして、
誠にありがとうございました。

貴職が弊社を担当していただきまして、こちらも
大変スムーズにお仕事をさせていただきました。
改めて感謝申し上げます。

今後は、新しい部署におかれまして、
○○様がますますのご活躍されることをお祈りいたしております。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△△
△△部 △△

 

【例文】社外からの人事異動の挨拶メールへの返信の書き方

株式会社○○○○
○○ ○○様

お世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

ご多忙のところ、異動のご連絡をいただきまして
誠にありがとうございます。

○○様に弊社をご担当していただき、
企画にご尽力をいただきましたこと大変感謝しております。

新しい部署におかれましても、
○○様のますますのご健勝をお祈りいたします。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△△
△△部 △△

 

【例文】社内からの人事異動の挨拶メールへの返信の書き方

◯◯さん

この度は、異動のご連絡をいただきましてありがとうございます。

△△課に伺った際には、いつも◯◯さんに丁寧にご対応いただき、
とても頼もしく感じていました。

新しい部署に行かれましても、◯◯さんのご活躍をお祈りいたします。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

☓☓部 ☓☓

 

人事異動の挨拶が書面だった場合の返信文例

人事異動の挨拶が書面で届いた場合は、こちらも書面で返信する方が丁寧な印象になります。

また、書面の場合は、メールよりも格式高い文面で返信することが必要なことに注意しましょう。

 

【文例】書面での挨拶メールに対する返信の書き方

拝啓

このたびはご丁寧なご挨拶状を頂きまして、ありがとうございます。

私の方こそ○○様には色々とご指導を頂きました。
その節は誠にありがとうございました。

本来ならば、異動前にお目にかかってお礼を申し上げるべきところですが、
書面にて失礼させていただきます。

新任地におかれましても、お元気でますますご活躍されますよう、
心よりお祈り申し上げます。

敬具

平成XX年XX月XX日

株式会社□□□□
□□部 □□□□

 

上司から人事異動の挨拶メールが届いた場合

お世話になった上司が異動する場合も、今後またお世話になることを考えてしっかり返信をしておきましょう。

特に親しい上司や先輩の場合は、思い出話やエピソードを添えて、感謝の気持ちを示すことがポイントです。

 

【文例】上司からの人事異動挨拶メールに対する返信の書き方

○○部長

このたびは異動のご挨拶をいただきありがとうございます。

これまで○年間、大変お世話になりました。

仕事に行き詰まっている際に、
ご多忙にも関わらず助言をいただいたこと感謝しております。

△△の企画では、
○○部長がチームを先導していただいたことを鮮明に覚えています。

新しい部署に行かれましても、益々のご活躍をお祈りいたします。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

良好な関係を築くためにも心のこもった返信を

本記事のまとめ
  • 異動の挨拶をいただいたら24時間以内に返信をする
  • 挨拶していただいたこと、お世話になったことに対して感謝を述べる
  • 新天地での活躍を祈念する言葉も添える

本記事では、人事異動の挨拶メールの返信について、ポイントや例文を紹介しました。

異動するからといって、接点がまったくなくなるわけではありません。むしろ、別の立場からサポートしていただいたり、人を紹介してもらったりなど思わぬ形でお世話になる可能性もあります。

今まで培った関係をさらに良好にするためにも、異動の挨拶メールが届いた際は、本記事で紹介したポイントを参考にしながら、心がこもった返信を心がけましょう。


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