【例文】人事異動の挨拶メールへの返信例は？ポイントと相手別の文例を紹介

会社の上司や取引先から人事異動の挨拶メールが届き、「返信したほうがいいのかな？」「どのように返信すればいいのかわからない……」という悩む人も多いのではないでしょうか。

本記事では、人事異動の挨拶メールに返信する5つのポイントや、例文を紹介します。メールの返信方法に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

人事異動の挨拶メールには必ず返信しよう！

人事異動の挨拶メールは、一括送信されることもあるでしょう。そのため、「たくさんの人に送っているだろうから、返信しないほうがいいのかな……」と悩む方もいらっしゃるのではないでしょうか。

たとえたくさんの人に送っていそうであっても、人事異動の挨拶を受けたならば、返信をするのが礼儀です。

特にお世話になった人の場合には、これからの関係性を良好にするためにも、必ず返信するようにしましょう。

人事異動の挨拶メールに対する返信をするときの5つのポイント

人事異動の挨拶に返信をする際には、「何を書いたらいいのかわからない」という方も多いでしょう。

簡潔すぎる返信をするのも味気ないですが、長すぎるのも問題です。

そこで次に、人事異動の挨拶メールに返信する際に気をつけておきたい5つのポイントを紹介します。

ポイント1．できるだけ24時間以内に返信する

人事異動の挨拶メールに対する返信は、できるだけメールを受け取ってから24時間以内に返信しましょう。

あまりにも遅すぎる返信は、後回しにしていたように感じられるため、あまり印象がよくありません。

出張や有給取得などで遅れてしまった場合には、「出張中だったため、返信が遅くなってしまい申し訳ございません」などと一言添えるとよいでしょう。

ポイント2．タイトルは変更せずに返信する

人事異動の挨拶メールに返信する際には、受信したメールのタイトルは変更せずに返信するようにしましょう。

人事異動時には、異動する人が多くの方へ挨拶や、引き継ぎの連絡をしていることが考えられます。挨拶メールの返信だと一目でわかるように、「Re:」とついたままで返信することが好ましいです。

ポイント3．挨拶メールをいただいたことに対するお礼を述べる

人事異動の挨拶メールが届いたら、その返信には必ず「挨拶のメールをいただいたことに対するお礼」を述べることを心がけましょう。

社内・社外を問わず、人事異動は引き継ぎを要します。人事異動が行われる旨を伝えるメールは、受け取り側に取っても、社内外の様子を把握するために非常に重要です。

人事異動の挨拶メールが届いたら、返信には知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。

ポイント4．在任中にお世話になったことに対するお礼

人事異動に関する挨拶メールへのお礼を述べたら、次は「在任中にお世話になったことに対するお礼」を記載しましょう。

人事異動に関する挨拶メールをいただいたことに関するお礼のみでは、どうしても返信メールの内容が簡素になってしまいます。

受領の旨だけでなく在任中にお世話になったことに関してのお礼を述べれば、人事異動をする相手も気持ちよく引き継ぎを行なうことができるでしょう。

特にお世話になった人の場合は、思い出のメッセージを添えると好印象を与えられます。

ポイント5．新天地での活躍を祈念する言葉を添える

 人事異動に関する挨拶メールへのお礼、在任中にお世話になったことに対するお礼を記載したら、次は「新天地での活躍を祈念する言葉」を記載しましょう。

ここまで記載すれば、人事異動の挨拶メールに対する返信としては十分な文量になります。

人事異動の挨拶メールに対する返信の方法と例文

これまで紹介したポイントを元に、人事異動の挨拶メールに対する返信の文面をどのように作成したらいいのか、確認してみましょう。

紹介する例文を元に、オリジナリティのあるメッセージを追加して、返信の文面を作ってみてはいかがでしょうか。

社外・取引先から人事異動の挨拶メールの返信例文

まずは、社外・取引先から人事異動の挨拶がメールで届いた場合の返信の文例を確認してみましょう。

上司・先輩からの人事異動の挨拶メールへの返信

お世話になった上司が異動する場合も、今後またお世話になることを考えてしっかり返信をしておきましょう。

特に親しい上司や先輩の場合は、思い出話やエピソードを添えて、感謝の気持ちを示すことがポイントです。

部下・後輩からの人事異動の挨拶メールへの返信

直接指導したことのある部下や後輩の人事異動がある場合は、一緒に働いたことがあるからこそわかる長所を褒めたり、記憶に残っている具体的なエピソードを入れることがおすすめです。

相手のことを思った内容だったとしても、改善点の指摘やアドバイスなどは控えておくのがよいでしょう。

同僚からの人事異動の挨拶メールへの返信

同僚として切磋琢磨してきた相手には具体的なエピソードや、今後も同期としてともに成長していきたいとの思いを伝えるのがおすすめです。

面識がない人からの人事異動の挨拶メールへの返信

面識がない人や、話したことがない人から異動の挨拶メールを受け取るときもあるでしょう。

「何と返信したらいいのかわからない…」と悩むかもしれませんが、今後の関係性を考えて返信しておくことがおすすめです。

人事異動の挨拶が書面だった場合の返信例文

人事異動の挨拶が書面で届いた場合は、こちらも書面で返信する方が丁寧な印象になります。

また、書面の場合は、メールよりも格式高い文面で返信することが必要なことに注意しましょう。

良好な関係を築くためにも心のこもった返信を

本記事では、人事異動の挨拶メールの返信について、ポイントや例文を紹介しました。

異動するからといって、接点がまったくなくなるわけではありません。むしろ、別の立場からサポートしていただいたり、人を紹介してもらったりなど思わぬ形でお世話になる可能性もあります。

今まで培った関係をさらに良好にするためにも、異動の挨拶メールが届いた際は、本記事で紹介したポイントを参考にしながら、心がこもった返信を心がけましょう。

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