【資料作成に役立つレイアウトのコツ】思わず読みたくなってしまう究極の資料作成術

　社会人になると、Power PointやWordなどを使って、資料を作成する機会はたくさんあることでしょう。しかし、出来上がった資料を見てみたら、文章の長さがマチマチだったり、片側に字が偏っていたりなど、バランスが悪い資料になったいたという経験はないでしょうか。

　せっかく、いい内容の資料作成ができたのにレイアウトで失敗してしまった…ということがないように、今回は、資料作成に役立つレイアウトのテクニックについて紹介します。

　まずは、見やすいレイアウトの一番大切なことは、文字頭、文字間をしっかりと揃えておくことです。これだけで、見た目のバランスがよくなります。幅を調整して、揃えておくと非常に美しい文章になるでしょう。

　また、レイアウトは左揃えが基本です。センタリングをしてしまうと、行のスタート位置がバラバラになって、どこに段落があるのか、文章の始まりが見つけにくく、非常に見づらくなります。ですから、左揃えに統一すると良いかもしれません。

　さらに、字体を使いすぎないことも大切です。フォントが「明朝体」だったり「ゴシック体」だったりするとバラバラな印象を与えてしまいます。フォントは多用せず、1つに限定した資料作成をすると、ぐっと見やすくなるでしょう。それだけで印象が変わるはずです。

　文章の内容によっては、どうしても短くまとめることができず、文が長めになってしまい、文字が多い文章になってしまうこともあるでしょう。段落ごとに改行を入れるといった工夫をしても見づらいもの。そのような場合のレイアウトは、行間を調整し、より読みやすい資料に仕上げましょう。

　ワードは標準設定が適切なので、行間を変えることなく読みやすい資料を作成することはできます。しかし、図やイラストがなく、文字だけの資料は、行間に空きがあった方が同じ行を何度も読んでしまうといった無駄な労力がなくなり、読みやすくなります。ですから、文字だけの資料を作成する場合は、行間にも注意しましょう。

　1枚のポスターに2つ文章が上に書かれ、下のほうに、文章で説明されている内容の写真が3枚貼られているとします。この場合、見るほうは何度も、上の文字と下の写真を見比べなければならず、とても見づらいポスターになってしまいます。ですから、少しレイアウトを変えてみましょう。

　例えば、文章と、その文章にあった写真を右側に貼って分かりやすくし、それぞれ３つのグループ化をすると良いかもしれません。直感的に理解しにくい場合でも、内容に即してグループ化を行なうことで、全体の構成が理解しやすくなります。また、反対に、関係が弱いものは少し離して、分けて配置することで、よりグループ化が強調することができるでしょう。

　いかがでしたでしょうか？見栄えある資料作成にするためには、レイアウトのルールをマスターすることが大切です。文字を揃えたり、長い文章を見やすいように行間を入れるなど少しのレイアウトの工夫で、ぐっと分かりやすく、喜ばれる資料になるでしょう。

　せっかく作成した資料が、見づらくて上司に書き直しを命じられた、ということにならないように、しっかりとレイアウトのルールを身につけましょう。