話す順番を変えてみよう！上司が部下に指示内容を簡潔に伝えるコツ

　部下の指導をしなければならない立場にいる上司は、部下にしてほしいことを的確に伝える必要があります。どんなに重要な指示であったとしても、簡潔に伝えることが出来なければその指示が部下に伝わることはありませんよね。ここでは、上司が部下に指示内容を簡潔に伝えるコツについて述べていきます。

　「今日の会議の議事録を作成してほしい」「この前の変更点について、先方に電話を入れておいて欲しい」といったように、まずは部下に対して「何をして欲しいか」を伝えるようにしましょう。結論を述べた後に、そのために必要な補足説明を追加するようにしましょう。

　結論を先に伝えることで、前置きが長くなってしまい本当にすべきことがよくわからなくなってしまったりすることが避けられます。ただし、結論を伝えた後の補足では、部下の個々の性格や普段の仕事振りにより何を言うかについてを判断するようにしましょう。

　「議事録を作る際には、最後の議題でどのような意見が出たか、その結果どうなったかを他の議題より詳細に作っておいて」「電話を入れる時は、担当の○○さんに校正がどこまで進んでるか聞いたうえで説明してね」など、この仕事をすることで何をすべきかをきちんと明確にして伝えるようにしましょう。

　他にも言いたいことはたくさんあった場合でも、ひとまずここでぐっと抑えてください。後はしばらくは本人の主体性に任せた後、タイミングを見て状況を確認するようにしましょう。その中で必要事項について、その都度簡潔に指示していってください。その繰り返しにより、1度の打ち合わせは短時間で終わるため、部下も今の状況が把握しやすくなり、また質問しやすくもなります。

　上司として部下に指示した仕事を確認することも、大切な仕事です。一度に長々と話してあとは任せたという姿勢では部下のモチベーションも下がります。まずは最終目標を明確にしその後で補足するといった方法をとると、部下に自分で考えて業務を行なわせることが可能になるため、部下の成長に繋がっていきます。

　部下に仕事内容を指示しなければならない場合には、上記のことを念頭において簡潔に伝えられるようにしましょう。