仕事でキャパオーバーになったときの7つの解決方法と予防策｜なりやすい特徴と原因も解説

仕事量の多さに、キャパオーバーしそうになった経験がある人や、まさに今キャパオーバーだと感じている人もいらっしゃるかもしれません。

本記事ではキャパオーバーする原因と、キャパオーバーの解決方法・予防策について解説します。

「キャパオーバー」の意味とは？

キャパオーバーとは、自分の中の許容量を大幅に超えてしまった状態です。

人間にはそれぞれ、処理できる仕事の量やスピードの許容量があります。許容量を超えた状態で仕事をすると、ミスが生じやすくなったり、本来の品質でのアウトプットが難しくなったりなど、仕事に支障が出てしまいます。

また、許容量を越えた状態で仕事をするのは、過労に繋がります。体調不良や、メンタルの不調に繋がるなどリスクがあることを理解しておきましょう。

キャパオーバーになってしまう原因とは？

キャパオーバーになる原因は「仕事の能力が低い」といったネガティブなイメージがある人もいるかもしれません。「キャパオーバーになっているのは自分のせい」だと思い、さらに自分を追い詰めてしまうこともあるのではないでしょうか。

まず知っていただきたいのが、どれほどスキルのある人やスタミナがある人でも、必ず個人のキャパシティはあるということ。個人の許容量や処理能力には差がありますが、どのような人でもキャパオーバーになる可能性はあります。

キャパオーバーになるのは、自分の能力ではなく、仕事や悩み、考えることが増えすぎている「状態」が原因のことが多いです。

また、キャパオーバーになりやすい人は、物事にきちんと向き合う人や、真面目な人、責任感が強いが多い傾向にあります。

自分がなんとかしなければ、と思いこみすぎず、まずは「キャパオーバーになる状態」から抜け出すことを目標に、対処していきましょう。

キャパオーバーになったときの解決方法

では、キャパオーバーになってしまったらどう解決したらいいのでしょうか。次に、キャパオーバーから抜け出すための4つの方法について紹介します。

解決策1．仕事量を整理する

キャパオーバーになったときの1つ目の解決策は「抱えているものを整理すること」です。

まずは、自分が今抱え込んでいる問題や悩みなどを一度整理してみましょう。

たとえば仕事でキャパオーバーしている場合でも、キャパオーバーの原因は仕事量であったり、スケジュールであったりと、様々です。

なぜ自分はキャパオーバーになっているのかを検討して、キャパオーバーの原因を整理することで、解決策が明確になります。

解決策2．スケジュールを調節する

キャパオーバーになったときの2つ目の解決策は、「スケジュールを調節すること」です。

現在キャパオーバーになっているときには、まずはスケジュールを確認し、納期を調節できないか検討しましょう。

また、日常的にスケジュールを把握することも重要です。全体的にはそれほど多い仕事量ではなかったとしても、特定の日に納期が重なっていると、キャパオーバーになりやすくなります。

仕事を受けたり、スケジュールを入れるときには、「その予定を入れても、他の仕事や予定に支障はないのか」を確認することがおすすめです。

できればカレンダーに「その仕事をする時間」を予め確保しておくと、視覚的にわかりやすいですよ。

とはいえ、時間を確保しておいても当日急なタスクや対応をすることになることが日常なのは、みなさんもご存知の通りです。そのため、「1日3時間は当日対応の時間」など、予め空白の時間も確保しておくことで、急なタスクにスケジュールを圧迫されることがなくなります。

スケジュールを管理する際は、予定をパンパンにしてしまうのではなく、「イレギュラーに対応できる余白」もあえて確保しておくと、キャパオーバーの予防になります。

解決策3．優先順位をつける

キャパオーバーになったときの3つ目の解決策は、「優先順位をつけること」です。

依頼された順番にタスクを行っていると、納期直前のものに手を付けられていなかった……！なんてことにもなりがちです。

「納期」「重要度」「緊急度」などで、どのタスクから行うべきなのか優先順位をつけて対応していきましょう。

優先順位は日々変化するため、毎日の仕事を始める前に、今日何を優先するべきなのかを整理する時間を設けることもおすすめです。

解決策4．自分の仕事量を周囲に知らせる

キャパオーバーになったときの4つ目の解決策は「自分の仕事量を周囲に知らせること」です。

どれほど自分が忙しくても、意外と周囲はそのことに気づいていないものです。仕事量が多くてキャパオーバーになりそうなときは、自分がどれだけタスクを抱えているか、上司や同僚に相談することがおすすめです。

自分の仕事量を周囲に知らせることで、手の空いている人に業務を振り分けたり、より適した部署に移動できたりする可能性があります。

仕事はチームでするものです。一人で抱え込むことのほうがNGだと思い、積極的に回りにヘルプを出していきましょう。

キャパオーバーを予防する方法3つ

最後に、キャパオーバーになる前に管理できるよう、キャパオーバーを予防する方法について紹介します。

予防する方法1．無理なことはきちんと断る

キャパオーバーを予防する1つ目の方法は、「きちんと断ること」です。

仕事を積極的に行う姿勢は素晴らしいことです。しかし、たくさんの仕事を受け持つあまり、キャパオーバーになっていないでしょうか。

スケジュールと相談した上で、期待されている品質で完遂することが難しそうな仕事はあらかじめ断ることをおすすめします。

仕事を引き受けたのにも関わらず、相手の求めている品質で遂行できないと、余計に手間を取らせてしまい迷惑になることもあります。

明らかに達成できない仕事はむやみに引き受けるのではなく、時にはノーを言うことも大切です。

予防する方法2．十分に休息を取る

キャパオーバーを予防する2つ目の方法は、「十分に休息を取ること」です。

疲れが溜まっている状態だと、本来のスキルを発揮しにくくなり、スケジュール通りに進めなかったり、判断力が低下して業務効率が下がったりなど、仕事に影響しやすくなります。

自分では「まだ大丈夫」と思っていても、環境が変わったり、新しいことに挑戦したときなどは、緊張したり、神経を使ったりして体に疲れが溜まっている状態です。

「新しい仕事を始めたとき」「新しい環境になったとき」などは、不調を感じる前に、いつもより多めに休息を取るなどして、先回りして心身のメンテナンスを行いましょう。

予防する方法3．他人に気を遣いすぎない

キャパオーバーを予防する3つ目の方法は、「他人に気を遣いすぎないこと」です。

人に気を遣うことは魅力的な長所ですが、あまりにも気を遣いすぎると、心身ともにストレスを感じやすくなります。

ときには本音で話せる、気の置けない友人や家族と話してガス抜きすることも大切です。

人と一緒にいると気を遣ってしまう人は、意識的に一人の時間を作ってリラックスすることも効果的です。

他人に気を遣うだけでなく、自分自身への気遣いもしてあげてくださいね。

自分のためにも、周りのためにもキャパオーバーは未然に防止しよう

仕事やプライベートなど、常に忙しい現代人はキャパオーバーしがちです。しかし、「自分がキャパオーバーになっているな」と認識した場合は、本記事で紹介した方法を元に解決できます。焦らず、ひとつづつ実行していきましょう。

また、キャパオーバーにならないように仕事量やスケジュール、優先順位をコントロールすることも重要です。

自分を責めず、休息をしっかりと取りながら、いつでもあなた自身の魅力を仕事で存分に発揮できるようにコンディションを整えておきましょう。

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