ついつい使ってしまいがち…ビジネスシーンではNGとされている「曖昧な表現例」

　ビジネスで何かを話すときは、誤解を招くような表現を避ける努力が必要です。こちらが悪気なくいったことで誤解を与えてしまった場合、相手との間に無用なトラブルが起こってしまうかもしれません。

　言葉の表現ひとつで、相手の理解は大きく変わってしまいます。正確に相手に伝えるだけの表現力が無ければ、ビジネスの様々な場面で誤解やすれ違いが生まれてしまうので、言葉遣いには十分注意してください。今回は、仕事で誤解を与えてしまいがちな曖昧な表現例を紹介します。

　時間に関する言葉は、自分の基準が相手にも通じるという勘違いをしやすく、曖昧な表現例の代表的なものです。「今週中に返事をします」と表現した場合、一体いつまでに返事をすればよいのでしょうか。「今週中」という言葉が、一体いつまでを表しているのかは人によって解釈が異なります。

　カレンダーに従うのであれば、土曜日の23：59分までに返事をすればよいことになります。しかし、ビジネスの常識で考えた場合、土曜日は会社が休みかもしれませんし、営業時間外に電話したところで、担当者が会社にいる可能性はないでしょう。こちらの考える「今週中」と先方の考える「今週中」に差がある場合、連絡がうまく取れずにトラブルになってしまう恐れがあります。

　時間を表現する時には、誰が見ても正しい日時が分かる表現をするのが原則です。「今週中」というのではなく、「金曜日の16:00」というように相手に伝えれば、期限を明確に示すことができ、誤解も防げます。

　否定を重ねる表現のことを、二重否定と言います。二重否定は、ビジネスの現場ではわりとよく使われる言葉ですが、意味することが曖昧で誤解を招きやすい表現なので、正確なやり取りを求める現場では使用は慎むべきです。

　「価格を下げれば、買わないこともない」というような言い方は、価格交渉の場面で見受けられる表現ですが、このような二重否定の表現は、相手に誤解を与え、トラブルのもとになります。この表現では、否定を否定することで曖昧に肯定するニュアンスを生み出しているのです。

　しかし、否定を否定しているからといって必ずしも肯定にはならない、という点に注意しなければ、相手との意思疎通にミスが起こります。このケースでは「価格を下げれば買う」といっているように取れますが、話者が悪意を持つ人物であれば、「買わないこともないとは言ったが、買うとは断言していない」と主張するかもしれません。

　二重否定は物事を断定せずに肯定する表現のため、必ずしも確定した行動を約束するような表現ではないのです。このケースでは、相手が購入することを前提に値引きの努力をしても相手が買ってくれない可能性もあります。

　二重表現のトラブルを防ぐためには、「価格を下げたら買っていただけますか？」と確認を取っておくと良いでしょう。相手に買う気が無ければ、この時点で購入の意思が無いことを示すことになります。

　代表的な曖昧な表現例を2つほど紹介しましたが、これらはビジネスにおける曖昧な表現のほんの一部です。はっきりと正確に伝えることがビジネスの基本であり、トラブル防止に欠かせない努力と言えるでしょう。