「これくらい分かるだろう…」は危険な証！伝達事項を\"漏れなく\"正確に伝えるための工夫

　ビジネスの中で、大きな失敗につながりやすいポイントが「伝達」です。ビジネスでは、様々な場面で連絡をすることになりますが、必要な伝達事項を間違いなく伝えることができなければ、大きなトラブルに発展してしまうかもしれません。今回は、伝達事項をもれなく正確に伝えるための工夫を紹介します。

　仕事で連絡をするときは、必ずメモを取ってください。どんなに簡単な伝達事項であっても、メモを取って確認しなければ、うっかりミスをしてしまう可能性は十分にあるでしょう。メモを取ることで、必要な伝達事項をしっかり確認しながら相手に連絡することができるので、言い間違えや数字のミスなどの防止につながります。

　メモを取る時には、ある程度、内容を整理して書いておかないと、後で見返した時に伝達事項なのか、関係のない事なのか、を区別することができなくなってしまうのです。必要な伝達事項がしっかりとわかるように、メモの書き方には注意してください。

　人に連絡をするときは、「このくらい言わなくても理解できる」という一方的な思い込みを排除することが重要です。自分にとっては常識的なことであっても、初めて聞く人にとっては事情が分からないことかもしれません。自分の思い込みを基準にして伝達事項を伝えてしまった場合、必ず連絡ミスが起こってしまいます。

　ビジネスの面会の約束で「9時」といえば、午前中か午後なのか判断の難しいところでしょう。ビジネスなのだから、午前9時に決まっているだろう、というのは勝手な思い込みです。業種によっては、夜9時に人に会うのがスタンダードになっていることも十分に考えられます。

　勝手な思い込みで必要な情報を省いてしまうと、相手に誤解を与えてしまいます。伝達事項は、そのままの形で相手に伝えるのが原則ですので、思い込みや一方的な判断で伝達事項を改変するようなことは慎むべきでしょう。

　こちらから一方的に相手に伝達事項を伝えても、相手が正しく理解してくれるとは限りません。思い込みや勘違いをしている可能性は十分ありますし、数字の取り違えをしていることも考えられます。相手に伝達事項を伝えたら、必ず伝えた内容について相手に確認を取ってください。

　相手の確認を取っておくと、もし何らかの間違いがあれば、その場で訂正することができますし、後日トラブルになったとしても自分の責任を問われずに済みます。特に電話連絡の場合は、聞き間違いによるミスが非常に多く起こってしまうでしょう。伝達事項を相手に伝えた後は、必ず相手に確認を取ってください。こちらから復唱するのも有効な方法です。

　情報を伝えるということは、仕事と仕事の間をつなぐ重要な作業です。たった一つ伝達事項が漏れてしまっただけで、プロジェクトが中止に追い込まれてしまう可能性も十分に考えられます。たかが連絡くらい、と侮らずにきちんと伝達事項を確認しながら確実に伝えることが重要です。