【例文】台風で仕事を休む連絡する方法｜遅れる・有給を使うメールの書き方

　「強い台風が接近する見込みです」——台風接近時、企業も従業員も「どのように対応するのが適切なのか」と悩んだ経験があるのではないでしょうか。

本記事では台風が来ている時の対応や、仕事を休む時のメール例文などをご紹介します。

台風がきている場合は休んでもいいの？

台風によって「出社するか否か」を考える際、企業・従業員の双方が疑問に感じるのが「出社の可否を判断する基準」です。

リモートワークが導入されている会社であれば「台風時は自宅就業」といった対応が可能ですが、オフィスワークが基本となっている会社で働くビジネスパーソンにとっては「出社するか否か」というのは悩ましい問題でしょう。

就業規則に自然災害（台風）に関する記載がないか確認する

判断が難しい台風接近時の出社対応は、企業の「就業規則等」に従うのが基本です。

台風など「自然災害時の出勤について」の記載がある場合は、そちらに従えば問題ありません。

台風時の「自己判断による未出勤」は欠勤扱いになることも

では、「台風だし、ダイヤも乱れそうだから自宅対応でいいかな」などと自己判断した場合はどうなるのでしょうか

もしも就業規則の内容にそぐわない対応を自己判断のみで行ってしまった場合、欠勤扱いになってしまう恐れがあります。

確認不足による欠勤を防ぐためにも、就業規則は確認しておくといいでしょう。

台風で仕事を休む場合のメールの書き方・例文

台風で仕事を休むことを決めた場合は、すぐに会社に連絡しましょう。

以下では、台風で仕事を休む場合のメール例文をご紹介します。

台風で仕事に遅れる場合のメールの書き方・例文

台風で仕事に遅れることがわかった場合は、始業時間よりも前に連絡をすることが一般的です。メールよりも電話のほうがよいとされていますが、移動中に連絡できない場合はメールでも問題ありません。

会社で指定の連絡方法があれば、それに従いましょう。

以下では、台風の影響で仕事に遅れる場合のメール例文をご紹介します。

台風に備えておくべき事前準備

上記で説明したとおり「出勤に危険がともなう場合」は例外だが、台風の影響を考慮しつつ出社する場面は少なくありません。

そうした状況では、仕事に悪影響が出ないよう可能な限り事前準備することを心がけましょう。

台風に備えた事前準備①：交通機関の乱れを想定/迂回ルートの確認

台風上陸で交通機関が乱れているとき、なかなか落ち着いて確認できないのが「迂回ルート」です。

前日に確認しておくことで、「迂回ルートだといつもより30分時間がかかるから、早めに準備をしておこう」などと余裕を持つことができます。

台風に備えた事前準備②：出勤状況についての連絡先を確認しておく

また、「出勤が難しい場合は誰に連絡をするべきか」ということも事前に考えておくといいでしょう。

連絡すべき上司が明確ではない場合、前日までに必ず確認しておきましょう。

また、台風の状況によっては「どれだけ対応策を練っていても出勤できない」ということもあります。

そんなときは下記のように共有すべき情報をしっかりとまとめた上で、上司や会社に報告を入れることを心がけましょう。

台風に備えた事前準備③：天候に合わせて業務時間を調整する

「台風が通過するから午後になれば出勤できる」など、天気予報をもとに前日の段階で台風による影響を判断できるケースもあります。

その場合は、午前中に入っていた商談を別日に変更したり、社内ミーティングを午後にずらすなど、事前に関係者に連絡を取り業務の調整を行なうとスマートです。

知っておきたい台風の注意報・警報レベル

注意報・警報・特別警報の違いがあまりわかっていない人も多いのではないでしょうか。

ビジネスパーソンとして適切な判断をするためにも、それぞれの違いを知っておくことをおすすめします。

特別警報が出ている場合は、避難所の移動も危険になる可能性があります。建物の2階などの安全な場所に移動しましょう。

台風に備えて事前準備を徹底しておこう

本記事では、台風で仕事を休んでいいシーンや、仕事を休む連絡をメールで行う場合の例文などをご紹介しました。

台風が来ているといえども、休めない仕事がある人もいるでしょう。その場合は、台風に備えて迂回ルートや連絡先などを準備しておくことが大切です。

命は仕事よりも大切なので、自分の身に危険が迫っている場合は安全な場所に移動してから、仕事を休むメールを送りましょう。本記事を参考に、台風に備えてみてはいかがでしょうか。