進捗状況を報告するときに必須の8つの項目とは？知っておきたい6つの注意点

ビジネスにおいて「進捗状況」の共有は必須。進捗状況を報告する際、上司に「進捗状況報告書」の提出を求められた経験がある人も多いのではないでしょうか。

本記事では、進捗状況報告書の持つ意味と、基本的な書き方を詳しく説明していきます。

進捗状況報告書の持つ意味・目的　

ビジネスでは報告・連絡・相談が重要だとされています。しかし、「進捗の何を報告したらいいのかわからない」と悩む人も多いでしょう。

まずは、進捗を報告する意味と目的について説明します。

進捗状況を報告することはなぜ重要なの？

進捗報告は単に今行っている仕事がどのくらい進んでいるのか、進んでいないのかを把握するだけのものではありません。

計画通りに進んでいない場合、あるいは今後進まない事が予測される様な場合、そのままの状態では仕事に支障が起こるでしょう。

進捗状況が悪ければ、今後の作業が滞りなく進めていくために、スケジュールを変えたり、仕事の振り分けを変える必要があります。

今の状況を知るだけでなく、未来の状況を変えるためにも、進捗状況報告が必要なのです。

口頭で進捗状況を報告するデメリット

プロジェクトリーダーや上司は、プロジェクトに問題がないのか、調節が必要ないのか、常に複数メンバーの仕事の状況を知っておく必要があります。

プロジェクトに関わるメンバーは随時、自分の仕事の進捗状況をプロジェクトリーダーや上司に報告し、共有するように求められるでしょう。

しかし、全メンバーが個々に口頭で報告すると、プロジェクトリーダーや上司は報告を受けるだけで時間をかなり浪費してしまいます。

また、報告する側にとっても、上司に報告するタイミングを図らなければならないので、無駄な労力を使うことになります。

進捗状況報告書なら双方の時間を奪わず、進捗を共有できる

進捗は口頭で伝えるのではなく、進捗状況報告書を作成することがおすすめです。メールや社内メッセージツールを活用するといいでしょう。

進捗状況報告書を提出することによって、上司は書類に目を通すだけでメンバーの進捗状況を知れます。口頭よりも短時間で、全スタッフの状況を把握できます。

また、進捗状況を報告する側にとっても、自分の時間配分の中で作成、提出できるという大きなメリットがあります。

進捗状況報告書は、双方にとって「時間を奪わない手段」なのです。

進捗状況報告書の内容と書き方は？盛り込むべき8つの項目

では、進捗状況報告書では何を伝えたらいいのでしょうか。

最近では各種報告書のテンプレートが用意されているため、テンプレートを使って進捗状況報告書を作るのもいいでしょう。

しかし、任されている仕事によって報告すべき内容は異なります。

むやみに報告書のテンプレートを使用して、仕事の性質や内容にそぐわない報告書を作ってしまっては、報告書の作り直しを求められてしまう可能性があります。

自分の仕事にあったテンプレートがない場合は、余計な作業を増やさないためにも、仕事内容に適した書き方で進捗状況報告書を作成しましょう。

進捗状況報告書に盛り込むべき内容は、以下の通りです。

進捗状況を共有する際の6つのポイントと注意点

進捗状況報告書の中でメインとなるのが「進捗状況の内容」です。

進捗状況の内容では「ほぼ予定通り、好調に進んでおります」といった、抽象的な表現はNGです。

進捗状況の内容は、具体的にわかりやすく説明しましょう。

以下の6つのポイントを守って、わかりやすい進捗状況報告書を作ってください。

1．結果から伝える　

どんな報告をする時にでも、結果から報告することが大事です。報告される立場に立ってみると、だらだらと経過の話をされるより、まず結果を知りたいものです。

「○○の件ですが、△△時に取引先にいって担当者の方と話をしました。そこで…以上の会議の結果、契約が成立しました。」

上の内容は過程から報告して最後に結果を報告したケースですが、一番知りたい結果を最後に書くだけで話が長く感じてしまいます。その反面、結果から最初に書くと以下のようになります。

「○○の件ですが、契約が成立しました。△△時に取引先にいって担当者の方と話をしました。そこで…以上が会議の内容です。」

結果を報告の最初に書くだけで、結果がいいのか悪いのかわかるのはもちろんですが、悪いのであれば問題点を考えながら読むことができます。

どんな報告内容であっても、まずは結果から報告することを意識しましょう。

2．進捗状況の内容は箇条書きで簡潔にまとめる

抽象的な報告を避けるためにも、進捗状況報告書では仕事の内容を箇条書きにして提出しましょう。

具体的な報告をするコツは、「仕事全体」の進捗状況を報告するのでなく、タスクを細かくわけて進捗状況を報告することです。

「Aタスクについては完了しました。Bタスクについては現在進行中で、目標の3割程度の達成率です。また、Cタスクについては未着手です」というように、タスクを細かくわけて、その進捗具合を報告するとわかりやすいです。

先述したように、進捗状況報告書を提出させる狙いは、上司が短時間で進捗状況を把握することです。目的を果たすためにも、進捗状況報告書はできるだけ簡潔にしましょう。

どうしても長文になってしまう場合は、最初にサマリー（要約文）をつけるなどして、上司が時間をかけずに確認できる資料づくりを心がけましょう。

3．質問されなくても見ただけで把握できるよう情報を揃える　

あなたが、進捗報告書を提出される立場だとしましょう。

「どの仕事を誰が行っていて、現在の進捗状況は○%で遅れています」という報告書だけだったとします。

あなたは提出された進捗報告書のどのような点に疑問をいだきますか？ 

「なぜ○%しか進んでいないのだろう」「その原因として考えられる事はなんだろう」「誰がその作業に関わっているのだろう」「期限通りにプロジェクトを終わらせるためには、他の社員が応援しないいけないのか」「他のメンバーの進捗状況はどうなのだろう」「もしも今の原因が解消された場合、今後も何か潜んでいる阻害要因はあるのだろうか」など様々な疑問が浮かぶでしょう。

このように、進捗状況報告書を読んだだけでも内容がわからず、質問する必要が出ると、時間のロスが発生します。

自分が進捗状況報告を提出されたら、「この点がわかりにくいな」と思うことがないように、進捗状況報告書を書きましょう。

報告書を見ただけで内容が把握できるようにすることで、上司や自分の負担を一手間も二手間も減らせます。

4．マイナスの報告が最も重要　

進捗状況を報告する際、作業の遅れやトラブルなどマイナスの報告が、最も重要な情報になります。

極端に言えば、プロジェクトの肯定がうまくいっている場合には進捗状況の報告は必要ありません。

進捗状況を報告する目的は、トラブルや遅れに素早く対応するためであり、問題が大きくならないうちに解決するためです。

マイナスの報告をするのは気が重いものですが、マイナスの報告をためらっていると余計に被害が大きくなってしまいます。

問題が発生したら速やかに進捗状況を報告し、全体のスケジュールにどの程度影響を及ぼすのかを確かめましょう。

自分の感情を交えずに、現状をありのままに報告することがスマートなビジネスパーソンの進捗状況の報告の仕方です。

もし報告する進捗状況が不正確なものであった場合、プロジェクト管理にゆがみが発生してしまい、全体の計画に大きな影響を与えてしまうでしょう。

確認された客観的事実のみを報告することが、全体のプロジェクトを成功へと導きます。

マイナスの報告は伝えにくいかもしれませんが、隠さずに速やかに報告し、対策を練りましょう。

5．ミスしたときの対応についても伝える　

仕事をしている人であればミスは誰でも経験するでしょう。ミスをした場合には、できるだけ上司の耳に入れたくない気持ちはわかります。

しかし、報告される側もミスが発生することはわかっているので、仕事ができるかできないかは、ミスをした後の対応で判断されます。

例えば、顧客への納品が納期に間に合いそうにないケースを考えてみましょう。

「○○の納品が間に合いそうにありません。申し訳ございません」のような報告では、ただ謝っているだけで、本人の努力が伝わってきません。

「本当にこのまま、この人に仕事を任せられるのか」と、報告される側も不安になってしまいます。

ミスを報告する場合は、下記のように対策を考えた上で報告することが重要です。

「○○の納品が間に合いそうにありません。納品元にかけ合ったのですが納品元も在庫がないようです。しかし他の営業所に在庫を見つけたので、そちらから在庫を回してもらうように手配しようと思いますが大丈夫でしょうか？」

このように報告すると、ミスをした場合でも手を尽くしている状況がわかります。また、他の営業所の在庫を回してもらうケースなどでは、社歴の長い上司が営業所の管理職に直接お願いしてくれて、スムーズに問題が収束する可能性もあります。

ミスをしてしまった時には、正直にミスを告白し、自分がどのような対応をしているかまでを報告するように心がけましょう。

6．多すぎくらいが適切！連絡の頻度が多い場合は「念の為」と伝える　

上司に報告をする頻度として最も適切なのが、自分でも「多すぎるのではないか」と感じるくらいの頻度です。

細かい進展でも逐一報告することで上司からの信頼は高まっていきます。

新人のうちは、ちょっとしたことでも報告するようにしましょう。慣れていけば、徐々に何を報告をすればいいのかわかってきて、報告する頻度も少なくなってくるでしょう。

何度も上司に報告をすると、「しつこいと思われているのではないか？」と感じてしまうこともあるかもしれません。

しかし、はじめのうちは仕事がわからないことが多いので、仕事が間違っていると後々トラブルになります。

自分でも頻度が多いと思ったら、「念の為、伝えさせていただきます」と一言添えるといいでしょう。

どんなことであれ、報告する回数は少ないよりも多い方がいいため、こういった言葉を活用して報告の頻度が下がらないようにしましょう。

報連相は社会人の基本！上司を不安にさせない進捗共有を行おう

進捗状況報告書は時間をかけずに進捗を把握するための書類です。進捗状況報告書を作成する際には、本記事で紹介したの8項目を参考にして、一度で上司の知りたいことが知れるものを書きましょう。

提出する前に一度自分で読み、問題点が見つからない進捗状況報告書を書くことがポイントです。伝えにくい失敗や遅れなども、対策方法と合わせて伝えることで、プロジェクトを円滑に進められるようになりましょう。

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