効率化達成のためには「ルール」が必要！オフィスでフリーアドレス制を取り入れる際にしておくべきこと

　オフィスでフリーアドレス制を導入する企業には、オフィスのコスト削減と働く社員の生産性向上の目的があります。オフィスのコスト削減は、オフィススペースの削減を通じたオフィス賃料の削減や運用上かかるコストの削減です。

　働く社員の生産性向上は、同じ仕事をするメンバーが随時同じスペースに集まり、コミュニケーションをよくし、効率的な仕事をすることで時短に繋がり、仕事以外の生活の質を高めることです。ただ、これらの目的を達成するためには「ルール」が必要となります。ここでは、その「ルール」について紹介していきます。

　書類を持参しない、紙の印刷をしない。オフィスのフリーアドレス制を社内で決めたのに、従来の固定席での仕事と全く変わらないというのでは困ります。まず、書類を持ち歩くのを止めて、フリーアドレスのテーブルの上には何も無い状態にするべきです。

　かなり小さなフリーアドレスの空間にプロジェクトメンバーが集まるのですから、紙のプリントアウトしないでパソコンで資料を閲覧したり、プロジェクターを使うことで、ペーパーレスが可能となります。フリーアドレスのテーブルの上に書類を置くことを禁止、紙の印刷を禁止、あるいは、複合機をフリーアドレスのオフィスに設置しないというルールも考えられます。

　フリーアドレス制のオフィスでは、コミュニケーションを高め、活発に議論し、業務の生産性を高めるのが目的ですが、実現すれば、短時間で大きな成果が得られると考えられます。

　結果的に時短が実現され、残業代などの人件費の削減となることが期待されるわけですが、強制的に仕事をしてもよい時間を極めておけば、ノーアドレス制により自然と時短につながるのではなく、しっかり時間管理したうえで時短が実現されることになります。残業申請・承認の基準を厳しくして、基本、毎日ノー残業デーとすべきです。

　フリーアドレス制では、同じプロジェクトや同じテーマで仕事をする関係者が集まり、議論を活発にし、インスピレーションを得たり、とにかく、一人では浮かばない素晴らしいアイデアを出していったりというようになりたいものです。

　従来の固定席で、隣がたまたま別の部署の人で、どんな仕事をしているのか見当がつかない、当然会話も無いという孤立してワークスタイルから対極に行くことになります。「明るく、楽しく、話す」を数値で定量化するのは難しいですが、一つのルールにしておくと、フリーアドレス制でオフィスが活性化していくことでしょう。

　以上、オフィスでフリーアドレス制を取り入れる際に決めておくべきルールとして、ペーパーレスの徹底、ノー残業の徹底、そして、少し精神的ですが「明るく、楽しく、話す」のルールを紹介しました。取り組めるところから取り組み、社内の活性化を測っていきましょう。