失礼にならない！「進捗状況を確認する際の催促メールの7つの基本」を解説

ビジネスシーンにおいて、業務の進捗状況をメールで確認する場面はたくさんあります。進捗状況の確認は、伝え方によっては失礼に思われてしまうこともあるため、連絡の仕方に注意が必要です。

本記事では「そもそも進捗状況とは？」といった基本的な疑問から、シーン別の「進捗状況を確認するメールの文例」について解説します。

そもそも「進捗状況」とは？

進捗状況を確認するメールの送り方について紹介する前に、「進捗状況」という言葉の意味を改めて確認しておきましょう。

進捗状況は、仕事や作業の進み具合を指す言葉のこと。

報連相が基本のビジネスシーンにおいて、「進捗報告」や「進捗確認」は欠かせないコミュニケーションのひとつなのです。

進捗状況を確認するときのメールマナー

仕事を依頼している側にとって進捗状況は、良くても悪くても、知っておきたい内容です。

進捗が問題ない場合は安心して任せられますし、進捗が思わしくない場合は納期の変更や、ヘルプを依頼するなどの対応ができます。

進捗状況を報告することはビジネスマンとしても基本的なマナーではありますが、こちらから尋ねる場合には注意したいことがあります。

場合によっては「急かされている」「信用されていないのかな」など悪印象を与えてしまうこともあるので、特にクライアントに進捗状況をメールで確認するときには、次の5つのポイントに注意しましょう。

1．催促していると思われないように丁寧な表現で伝える

進捗状況を確認するときの1つ目のポイントは、催促していると思われないように、丁寧な表現で伝えることです。

特に、まだ期限が来ていない内容の進捗確認をする際には、相手が手をつけていなくても責める権利はありません。締め切りギリギリで対応するスケジュールを立てている可能性もありますし、別件の対応に追われていて着手できていないだけ、など様々な事情が考えられます。

そのため、高圧的に連絡してしまうと「遅れているわけでもないのに、なぜそんな言い方をされないといけないんだろう」と不快に感じられますし、場合によっては信頼を失うことにも繋がります。

相手に催促していると思われないように、丁寧な表現で連絡をすることを心がけましょう。

2．行き違いをしている可能性を考える

進捗状況を確認するときの2つ目のポイントは、行き違いをしている可能性を考慮することです。

あなたが「進捗が共有されていない」と思っていても、仕事を依頼されている側からすると「別の人に伝言を頼んでいたのに……」「以前電話で納期の変更を伝えたのに忘れられている」など行き違いが起こっている可能性もあります。

自分の状況だけを考えて相手の不備を決めつけるのではなく、相手の立場も考慮した表現をすることが大切です。

3．件名に進捗確認であることがわかるようにする

進捗状況を確認するときの3つ目のポイントは、メールの件名を見ただけで進捗確認の連絡だとわかるようにすることです。

ビジネスメールにおいて、件名はメールの内容を一目で把握するための重要な役割を持ちます。特に、進捗確認の場合は迅速に返信対応をする必要があるでしょう。

受け取った相手にも「必ず返信が必要だ」と把握してもらうためにも、件名を工夫しましょう。

4．改めて期限を提示する

進捗状況を確認するときの4つ目のポイントは、改めて期限・納期を提示することです。

進捗を確認しないといけない状態ということは、相手が納期を間違っている可能性も考えられます。メールをする際には、改めて納期を提示することで、双方の認識に間違いがないのか確かめましょう。

また、相手の進み具合によっては、納期を変更する必要がある場合も出てくるでしょう。プロジェクト全体のスケジュールを考えて、最終期限はいつまでだと間に合いそうなのか確認し、最終期限にも間に合いそうにない場合どう対応するのか、対処法を検討する必要があります。

今後のプランを考えるためにも、進捗状況の確認メールを送るときには「本日◯時までに状況をご共有いただきますよう、お願いいたします」など、時間を指定しておくと安心です。

5．返信が必要な場合は、その旨を記載する

進捗状況を確認するときの5つ目のポイントは、返信が必要なことを伝えることです。

進捗状況の確認をした際、相手は「もうすぐ終わるから終わってから連絡しよう」「まだ着手していないことを伝えにくいから、もう少ししてから連絡しよう」と、すぐに連絡を返してくれない可能性もあります。

絶対に遅れられない案件の場合は、進捗によってスケジュールの変更が必要なケースもあるでしょう。

そんな場合には先ほど紹介したように「スケジュール調節のため、進捗状況を◯日◯時までにご共有お願いいたします。」と、必ず返信をもらえるように期限付きで返信をお願いしておくことがおすすめです。

もし、納期の確認やリマインドだけをする場合など、特に返信がいらない場合はその旨を共有しておきましょう。

6．何度も進捗状況確認メールを送らない

進捗確認をするメールに返答がないと不安になるかもしれませんが、何度もメールを送ると相手は追いたてられているように感じます。

すぐに返答が欲しい場合は、短時間で何度も連絡するのではなく、電話で進捗の確認をしましょう。

7．余裕があるタイミングでメールを送る

期限ギリギリに進捗確認メールを送ると、相手の確認が遅れてしまい納期を過ぎてしまうことも。また、時間にも気持ちにも余裕がないときにメールを送ると、コミュニケーションや言葉選びを失敗してしまうことにも繋がりかねません。

納期や心に余裕があるタイミングで、進捗確認するようにしましょう。

【シーン別】進捗状況を確認するメールの例文

「進捗状況を確認するメール」を送ろうと思っても、今までに送った経験のない人はどんなメール文面にすればいいのか戸惑ってしまいますよね。

進捗状況を確認するシーン別に、進捗状況を確認するメールの文例・テンプレートを紹介します。ご自身のケースにあわせて内容を変更して活用してください。

現状の進捗状況を確認したい際に送るメールの例文

メールで外部関係者やクライアントに進捗状況を確認する際は、以下の文例を参考にメールを送ってみましょう。

プロジェクトが複雑な場合や、タスクが複数ある場合は、何を知りたいのかを明確にし、確認したい内容を具体的に記載するように心がけることがポイントです。

進捗状況を直接確認したい際に送るメールの例文

進捗状況をクライアントの担当者に直接会って確認したい場合は、以下の文例を参考にメールを送ってみましょう。

通常、打ち合わせをお願いする際には、こちらから候補日を複数打診します。しかし、相手から進捗の共有がなく止まっている場合には、「プロジェクトに手をつけられていない」「案件がストップしている」などの可能性も考えられます。

「こちらから打診した日程では準備が間に合わない……」という可能性も考えて、相手から候補日を打診してもらうようにすると親切です。

進捗状況について返信が来ない際に送るメールの例文

相手に進捗状況の確認のメールを送ったにもかかわらず、返信が来ない場合もあるでしょう。

催促するのはよくないと思っていても、ビジネスシーンでは納期を守ることは必須。やむを得ず催促する必要があるときもあるでしょう。

そんなときは、相手を必要以上に急かさないことを心がけ、行き違いになっていることも考慮しながら催促メールを送りましょう。

納期が過ぎている場合の進捗状況確認メールの例文

納期が過ぎている場合の進捗状況確認メールの例文をご紹介します。

相手の立場にたってメールを読み返そう

進捗状況の確認について催促のメールを送る際は、くれぐれも高圧的な文章にならないように注意が必要です。

「至急お送りください」と要望だけを伝えるようなメールは一方的で、相手の気分を害する恐れもあります。

進捗状況についてメールで確認を行なう際は、文章表現に気をつけ、互いが円滑にコミュニケーションを取れるメールになるよう心がけましょう。

ビジネスをする上で「進捗状況の確認メール」は避けては通れないコミュニケーションです。進捗確認する際の状況に合わせて適切なメールを送ることができるよう、本記事を参考に改めて伝え方を確認しておきましょう。

【関連記事】

【例文あり】イラッとさせないリマインド・催促の仕方とは？リマインドメール件名･本文の書き方・送り方

ビジネスシーンで多用される「リマインド」という言葉は、日本でいう「再確認」のことを指します。今回は、資料提出や回答期限、会食の日時といったスケジュール確認で用いられるリマンドメールの件名やメール...

タスク管理ツール「Jooto」が、複数プロジェクトの全タスクを一元管理できる機能を追加

株式会社PR TIMESが運営するクラウド型タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、複数プロジェクトの全タスクを一...

憧れのキャリアアドバイザーへ転身！前職のマネジメント経験を最大限に活かした「介在価値の高め方」

セカンドキャリアを考え始めた時、「全く異なる業界や職種への転職は、現職の経験が活かせない」と思い込んでしまうことはありませんか？ 未経験の業界へ職種に挑戦することは、本当に「ゼロから」のス...