「デキる幹事」と思ってもらうために！\"社員旅行\"の幹事を務める際に意識すべき3つの心得

　日々の仕事に追われているところへ、「社員旅行の幹事」を任されると、多くの人は「面倒くさい…」「やりたくない…」と感じてしまうことでしょう。しかし、幹事もまた大切な仕事。幹事役を立派に務めることで、部署内、社内の評価も上がるでしょう。ここでは「デキる幹事」になるための、「幹事の3つの心得」を説明します。

　社員旅行はほとんど100％、旅行代理店を通じてプランニングをし、実行されるものでしょう。その際に、幹事が心得るべきなのは、「あくまでも自分がイニシアティブを取る」ということです。ダメな幹事は、旅行代理店に丸投げし、任せっきりにしてしまいがち。もちろんプロに頼ることは構いません。しかし、頼り切るのではなく、「プロ」をうまく活用するという意識を持つことが必要なのです。

　こちらのおおよその希望、たとえば「アクティブに」や「温泉旅行を」、「グルメをメインに」といった希望を出し、代理店にプランニングを頼みます。その時必ず、複数のプランを用意してもらいましょう。代理店からあがってきた複数のプランについて、代理店の担当者と一緒に詳細を吟味し、決定するのです。

　最初から「お任せ」にして、代理店の出した唯一のプランを「それでいい」と了承したのでは、参加メンバーの多くが楽しめる旅行にはなりません。メンバーの好みの傾向を知っている幹事が、イニシアティブを握らなければいけないのです。

　実際の社員旅行中の心得は、「全参加者に目と心を配る」ということです。全社あげての100名単位の旅行では、それは不可能でしょう。しかし、そういう場合は代理店の添乗員がつくはずです。添乗員と一緒に目配り、心配りをすればいいのです。

　そうではなく、添乗員がつかないセクション単位の旅行では、幹事が目配り、心配りをしなければなりません。そして、それは決して不可能でも、難しいことでもないのです。心得なければならないのは、「上よりも下に、多くの目配りをする」ということ。つまり、上司よりも同僚、後輩、若手を重視するのです。コツは、旅行前に上司に対し、こう宣言すること。

　「今回の旅行では、できるだけ多くの参加者、特に若手に『楽しかった』と思ってもらえることを、幹事としてのテーマにしています。ですから、個々のメンバーに最大限の心配りをするつもりです。そのため、時には部長（課長）への気配りが欠けることもあるかと思います。ご容赦ください」

　この宣言を行えば、問題ないでしょう。

　もう1つの心得は、自分ですべて仕切ろうとしないことです。たとえば、幹事とは別に「宴会責任者」を、同僚、後輩に依頼し、任命するのです。もちろん幹事として、全体の責任は負いますが、「宴会の仕切り役」を別に設けておけば、仕事が楽になります。またそうした「役」を複数作ることによって、各メンバーの参加意識も高まるでしょう。

　

　「デキる幹事」という評価から、キャリアアップした例はたくさんあります。良いチャンスと捉え、「できる幹事」を目指してください。