返事をする時も注意！転勤の挨拶に対する返事の返し方

　一般に、転勤や異動は春というイメージが強いですが、組織が大きくなるにつれて季節を問わず転勤の内示を受けるということは珍しくありません。

　ハガキで転勤の挨拶をするというのが一般的ですが、業務のやりとりをメールだけで行っている間柄の場合は、メールで転勤の挨拶をするということも最近ではよくあります。ハガキやメールで挨拶を受けた場合、どのように対応するのが失礼にあたらないのでしょうか。

　まずは一般常識として、早い時期に返信をしましょう。特に会社専用のメールの場合、転勤先では違うアドレスを使用するということもあり、転勤前に転勤の挨拶をする場合もあります。

　この場合に返信が遅くなり異動日を過ぎてしまうと、先方がこちらのメールを確認できないままになってしまうということも考えられます。また、ハガキで転勤の挨拶をいただいた場合の返信は、ハガキで返すのが一般的です。メールとは違い、転勤先に着任してから約一ヶ月程度経った時期に投函されることが多いので、転勤後に転勤を知るというスタイルになります。

　まずは、お世話になった旨の謝意を相手に伝えます。近い間柄であればちょっとした思い出を書き添えると、先方も喜ぶかもしれません。

　メールで挨拶を受ける場合は転勤先に着任する前、ハガキで挨拶を受ける場合は転勤先に着任後に転勤の事実を知ることが多いです。そうなると返信をする状況も若干異なります。着任前に転勤を知り返信する場合は、「残念です」など惜別の言葉も使えますが、転勤先に着任後の返信としてはちぐはぐな印象を受けますので、使用しない方が無難かもしれません。

　転勤の挨拶は、個別にではなく一斉送信で送るという場合が多いです。転勤前に知らせることが多いメールでの転勤の挨拶ですから、引継ぎなど転勤に伴う諸業務が増え個別に対応できる状況ではない、ということが多いためです。

　このメール宛にそのまま返信してしまうと、先方が送ったメール送信の設定によっては、先方が転勤の挨拶を送った人全員に送ってしまうことがあります。もしメーラーの見方がわからない場合は、転勤の挨拶のメールから返信するのではなく、アドレス帳などから先方のアドレスを選択し、転勤の挨拶を受け取った旨のメールを送るのがいいでしょう。

　上記のことに気をつけて、挨拶には丁寧に返信するようにしましょう。