【社内外別 / 例文あり】「部署異動」の挨拶メール文例と5つの注意点

2018/07/02（最終更新日：2020/10/30）

目次: +社外関係者に部署異動の挨拶メールを出すときの5つの注意点; +社外に送る「部署異動の際の報告・挨拶メール」の文例; +社内関係者宛の挨拶メール; +部署異動しても良好な関係性が築けるメールを送ろう

部署異動の際には、社内外の関係者に異動の報告と挨拶をする必要があります。

社内であれば事前に辞令を知っており、挨拶メールが遅れたとしても大きな問題になる可能性は低いものの、社外関係者には部署異動の報告と挨拶、後任の紹介を速やかにする必要があります。

本記事では、部署異動の挨拶をメールでする際の文例と注意点をご紹介します。

本記事の内容をざっくり説明

社外関係者に部署異動の挨拶メールを出すときの5つの注意点

「部署異動を命じられて忙しい！その上、挨拶メールも考えるのは大変だ」と思っている人もいるのではないでしょうか。

部署異動の挨拶メールは今後の関係を構築していく上で大切なものです。忙しくて後回しにしてしまわず、重要タスクとして取り扱いましょう。

まずは部署異動の報告をする際の注意点をご紹介します。部署異動の挨拶メールを書く際の参考にしてください。

部署異動の挨拶メールを出すときの1つ目の注意点は、部署異動は先方の仕事に影響を与えるものであると認識することです。

部署異動ともなれば、それまでの取引先や得意先、社外関係者と直接仕事をすることはなくなり、後任者が担当を引き継ぐことになります。

担当者が代わるというのは、先方にとっても大きな変化となります。

部署異動する旨を取引先に伝える際には、相手の仕事にも影響を与える可能性があるとの認識をしっかり持っていてください。

部署異動の挨拶メールを出すときの2つ目の注意点は、親しい人にも丁寧な文面を心がけることです。

「部署異動の連絡」は先方にとっても重要なものですし、オフィシャルな連絡となります。

迅速に連絡できるという点で便利なメールですが、失礼な言葉遣いをしてしまうと文面に残ってしまうというデメリットがあることに注意しましょう。

そのため、仕事に関わる大きな事柄である部署異動の連絡は、メールの文面も礼儀正しいものにする必要があります。

親しい関係であっても、部署異動の連絡では改まった言葉遣いでメール文面を作成しましょう。

部署異動の挨拶メールを出すときの3つ目の注意点は、異動後の部署名・連絡先を明記することです。

部署異動をしたから、今までやっていた仕事とは縁を切るというわけにはいきません。

うまく引き継ぎができなかったり、なにか問題があったりした際にすぐに連絡ができるように、相手に自分の連絡先を教えておきましょう。

異動の挨拶文の最後には、忘れずに新しい連絡先を記しておく必要があります。

部署異動の挨拶メールを出すときの4つ目の注意点は、メールのタイトルは「異動の挨拶」だと一目でわかるようにすることです。

忙しい社会人の場合は、タイトルだけでメールの読む優先順位をつけていることもあります。

「異動の挨拶」の場合は、引き継ぎや仕事の変化があるため相手にとっても大切です。

相手にも関係のある「異動」のお知らせであるとわかるようにタイトルをつけましょう。

部署異動の挨拶メールを出すときの5つ目の注意点は、メールだけでなく直接挨拶することも忘れないことです。

メールは、いつでも送ることができるところが魅力です。しかし、お世話になった人にメールだけで挨拶するのは、味気ないものです。

これからも良好な関係を継続できるように、直接挨拶することも忘れないでください。

これからお世話になる社内の人にはもちろん、今までお世話になった先方にも後任の紹介を含めて挨拶をしに行くようにしてください。

これまでに紹介した注意点を踏まえた、部署異動の挨拶メールが以下の通りです。部署異動の挨拶メールを送る人はぜひ参考にしてください。

【例文・社外向】部署異動の挨拶メール

社内の関係者への挨拶は、下記のようにごく簡潔なメールにしておくことをおすすめします。

【例文・社内向】部署異動の挨拶メール

よほど親しい関係でなければ、余計なことを書く必要はありません。上記のように異動した旨を述べた文面で十分です。

社内の人には、直接会うのでどうしても言いたいことがある際は、その時に言うといいでしょう。