これが知りたかった！\"ビジネス文書\"を書くための文章力を向上させる5つの練習法

　ビジネス文書の文章を書くためには、小説などの文章を書くのとはまた違った練習の仕方があります。事務的な文書とはいえ、必要事項を分かりやすく伝えるためにはそれなりの文章力が必要です。

　ですので、今回はビジネス文書を書く時の文章力を向上させる練習法について紹介していきたいと思います。

　新聞の文章はまずその出来事を伝える見出しがあり、何があったかの概要を伝え、そこから詳細な情報や経緯を伝えるという形で構成されています。これは余計な意見や感想などを交えず、伝えるべきことを伝える文章の見本です。そういう文章を多く読むことで、どのような言葉を選んでいるか、わかりやすい文章とはどのようなものかなどを把握するのが、文章力を鍛える第一歩です。

　そして、多く読むことで、間違った言葉や変な文章を読んだときに違和感を覚えるようになります。そうすれば、自分が書いた文章を読み返して、文章としてちゃんとなりたっているかどうかを判断できるようにもなるのです。

　ビジネス文書には決まった構成というものがあります。日付、受け取り先、発信者、件名、前置き、主文、結びなど、それがどういう順番で来てどの位置にあるべきかの構成をまず覚える必要があります。ビジネス用のメールにも、挨拶から入って、何を伝え、どう結ぶかというある程度守るべき構成があります。ですが、それを覚えればあとはパーツを組み合わせるだけなので文書作成は楽になります。

　前置きなどは定型文を使えばいいものなので、そういう定型文のパターンを覚えておくのがいいでしょう。ワードなどにあらかじめ収録されている定型文を使うというような方法もありますが、それに頼ってしまうと中々文章力が向上しないので、定型文といえどもちゃんと覚えて、自分で打つようにします。

　そして、ビジネス文書の最も重要なパーツである、主文の文章の文章力を上げるために必要な練習法があります。それは、絵や書道でまずお手本を模写するのと同様に、既存の文章をみながらひたすら模写することです。何種類かの文章をたくさん模写していくと、次第に文章がどのように書かれているかが分かってくるのです。

　ある程度文章の作り方が分かってきたら、今度は自分なりの文章で書いてみます。最初は短くてもかまいません。そこから文章に肉付けをする練習をしていきます。このときは、重複する表現や、本題と関わりないことを入れないように、あくまで本題に関連した情報で肉付けするようにします。

　読み返すのはとても重要です。誤字脱字がないか確認するのはもちろん。今まで読んだ新聞や例文の文章と比べて、文章としておかしくないか、文章として読みにくくないか、などをチェックします。チェックした結果おかしいと思う部分があったら、そのつど修正を入れます。修正を入れたらその部分だけ見返すのではなく、また最初から読みます。これは、修正した結果他の部分と重複したり、矛盾が生まれていないかをチェックするためです。

　以上5つの練習法を紹介してきました。ビジネス文書の書き方などは練習しなければ身につきません。このような練習をすることで、ビジネス文書やメールを書くときに、誰が読んでもわかりやすい文章を書くことができるようになるのです。ですので、しっかり練習して早くちゃんとしたビジネス文書を書けるように努力していきましょう。