【例文】ちょっとしたミスが命取り！上司の代理でメールを送る際の5つの注意点

上司に代理でメールを送ることを頼まれて、困ったことがある人も多いのではないでしょうか。

代理メールでミスがあれば、自分だけではなく上司にまで責任が及ぶため、確実に行いたいものです。

本記事では代理メールを送る際の注意点をご紹介します。

代理メールで上司に迷惑をかけないように、マナーや注意点を押さえておきましょう。

代理メールを送るときの5つの注意点

代理メールは、一般的なビジネスメールのマナーだけでなく、プラスαの注意を配る必要があります。

本記事では、代理メールを送るときの注意点を5つに分けて詳しく説明していきます。

注意点1．代理でメールをしていることを明記する

代理メールを送る際の1つ目の注意点は、代理でメールをしていることを明記することです。

代理で送ったメールに、「代理で送ったこと」を明記しておかないと、先方と行き違いが生じる可能性があります。

メールの本題に入る前に社名と自分の名前を明記し、上司の指示で代理メールを送信したことを伝えましょう。

「○○（上司名）の指示によりメールを送信しました」と記入することで、メールの責任の所在が明確になります。

責任者をはっきりさせることで、メールの案件で問題が起きた場合にスムーズな対応が可能です。

業務をスムーズに進めるためにも、代理メールを送る際には欠かさずに「誰の代理なのか」ということを記しましょう。

注意点2．余計なことを書かない

代理メールを送る際の2つ目の注意点は、余計なことを書かないことです。
　
メール本文には、上司に指示された内容のみを記入するのが代理メールの鉄則です。

よかれと思って内容をわかりやすくするために、補足や説明などを追記すると、かえって誤解を招く恐れがあります。

また、なにかミスがあった際、上司は、「自分はこんなことを書いていない！」とトラブルになってしまう可能性があります。

どうしても補足をしなければいけないことがある場合は、上司ではなく自分が書いた文章であることを明記しましょう。

補足を書いた部分にミスがあれば、上司ではなく自分の責任になります。

補足した部分は、いつも以上にしっかりとチェックしましょう。

注意点3．連絡先を明記する

代理メールを送る際の3つ目の注意点は、自分の連絡先と上司の連絡先の両方を明記することです。

代理メールに返信先を書いていないと、先方は、そのまま代理メールに返信すればいいのか、上司に返信すればいいのかわからなくなってしまいます。

先方が代理メールに返信する際に、誰に返信すればいいのかわかりやすくするために、しっかりと連絡先を明記しましょう。

メールの最後には自分の連絡先と上司の連絡先の両方を書き、どちらに返信してほしいかまで書くと親切です。

注意点4．件名を見ると代理だとわかるように工夫する 

代理メールを送る際の4つ目の注意点は、件名を見て、代理メールだとわかるように工夫することです。

1つ目の注意点で「代理でメールをしていることを明記すること」を紹介しました。同様に、件名にも代理メールであることを書きましょう。

件名を見るだけで、代理メールであることがわかると、先方が読む心構えができます。

また、取引をしている間に「代理で送ったメール」の話になった際に、件名に代理メールであることを明記されているとすぐに開けて便利です。

注意点5．上司をCC、BCCに入れて送信する

代理メールを送る際の5つ目の注意点は、上司をCC、BCCに入れて送信することです。

メールを送る際の宛先の欄に「CC」「BCC」という表記があります。

日常生活では、CCやBCCはあまり使わないので、社会人になって初めて使う人も多いのではないでしょうか。

CCとは「Carbon Copy」の略で、BCCとは「Blind Carbon Copy」の略。CCやBCCは、同じメールを複数の人に送る際に使うものです。CCやBCCに、宛先に入れた人以外のメールを送りたい人を書くと、全く同じメールがCCやBCC欄に書いた人に届きます。

CCとBCCの違いは、CCは、自分が宛先に入れた人もCC欄に入れた宛先を見られます。

しかし、BCCは、自分が宛先に書いた人はBCC欄に入れた宛先を見られません。お互いに連絡先を知らないであろう複数人に送信する際には、個人情報保護の観点からも、BCCを利用するようにしましょう。

CCやBCCに、上司の宛先を入れていないと、先方に代理メールの件を尋ねられた時に、上司の手元に代理メールがないという状況になってしまいます。

上司がメールを確認できるようにするためにも、必ず「CC」もしくは「BCC」に上司を含めて連絡するようにしてください。

代理メールの例文を確認しよう

代理メールを送る際の注意点を5つ紹介しました。

では、上記の注意点を押さえた代理メールの例文をご紹介します。

代理でメールをしたことを伝える例文

代理メールであることを、先方に伝える時、上司に敬称をつけないことに注意してください。

「〇〇部長」や「〇〇係長」などの役職を書くことも不適切です。

自分にとって上司であっても、先方に対しては自分の上司は身内です。

上司のことを話す場合も尊敬語を使うのではなく、謙譲語を使うようにしましょう。

返信は上司の方にしてもらいたいことを伝える例文

代理メールは先方にとって誰に返信すればいいのかわかりにくいものです。以下のように、誰に返信をしたらいいのかわかりやすいように明記しておきましょう。

代理メールを送るときには署名はどう書く？

署名は上記にお伝えしたように「上司と自分の連絡先」を書きましょう。

自分の名前よりも上司の連絡先を先に書くことがマナーです。

代理メールでトラブルが起きないように注意しよう

代理メールをする際の注意点をご紹介してきました。

代理メールを書く際に、一番大切なことは、先方に代理メールであることをきちんと知らせ、誰に返信を返せばいいのかをわかりやすく書くことです。

はじめて書く代理メールは緊張すると思いますが、上記に書かれていることを参考にして、丁寧に執筆するようにしてください。

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