細かい手続きミスを無くそう！出張経費の取り扱いで注意しなくてはいけない３つのポイント

　仕事で出張する時に考えておかなければいけないのが、経費についてです。経費が無ければ出張することはできませんが、手続きを失敗してしまうと経費が認められず、出張にかかった費用の一部を自腹で負担することになってしまいます。費用について正しい対応の仕方を学び、経費に関するトラブルが起こらないようにしましょう。今回は、出張経費の取り扱いについて注意すべきポイントを紹介します。

　出張経費の扱いについては、各会社ごとに扱いが異なります。事前に申請して仮払いを受ける仕組みの会社もあれば、後日清算のみの対応で経費は自分で建て替える決まりの会社もあります。出張に初めて行くときは、経費の取り扱いについて上司か経理課に確認することを忘れないでください。

　必要な手続きをせずに出張してしまうと、後日の清算が認められない可能性もあります。会社によっては法人名のクレジットカードを支給されて、すべての経費をクレジット払いするよう指示されることもあります。勝手な思い込みで行動するとトラブルのもとになりますから、必ず経費の処理方法については確認を取ってください。

　出張経費の精算には、領収書が必要不可欠です。領収書が無い支出については、基本的に経費として認められないと考えておきましょう。出張中の支出は全て領収証をもらっておき、すべての手続きが完了するまで保存しておくのが原則です。どこまでの支出が経費として認められるかは会社によって異なります。出張中の昼食でも取引先と一緒に食事をしたのであれば経費として認められるかもしれません。

　あいまいな支出についてこれは経費外、などと決めつけてしまうと、本来支払う必要ないお金まで自己負担してしまう可能性があります。判断が難しい支出については自分で判断をせず、後日の精算時に会社側の判断を仰いでください。

　交通費と宿泊費は、出張経費の中でも大きな支出です。会社によっては交通費と宿泊費に一定の規則を設けていることがあるので、予約を取る前に必ず確認をしてください。規則を確認せずに規則外の予約をしてしまった場合、差額の自己負担を求められる場合があります。出発日まで時間が無い場合はキャンセル料金も自己負担になってしまう可能性があるので、よく確認してから予約手続きをしましょう。

　以上が、出張経費の取り扱いについて注意すべきポイントです。出張経費の取り扱いは、会社によって全く異なります。特に初めての出張では経費の扱いは重要な問題になりますから、念入りに確認をして手続きにミスが無いようにしてください。