出張規定を作成する上で知っていなければ\"損\"をする注意すべき2つの点

　会社の業務規程を整えておくことは、円滑な業務進行のために欠かせない作業です。大手企業なら大抵どこの会社でも服務規定や業務規程は作成されているものですが、中小企業になると慣例や慣習で行動していることが多く、明文化された規定を有していない会社も珍しくありません。しかし、明文化された規定が無いと従業員の勝手な解釈で行動されてしまう可能性があり、業務の円滑進行に支障をきたす恐れがあります。

　リスク管理の意味でも、明文化されて規定を作成しておくことが大切です。今回は、社内の出張規定の作成方法と作成時の注意点について見ていきましょう。

　出張規定作成で最初に考えておかなければいけないのが、出張申請の方法です。出張申請を上司への口頭報告のみで済ませてしまうと出張の管理ができなくなってしまいますし、後日チェックしようと思っても書類が無ければ確認することができなくなってしまいます。出張規定では申請書類の形式を指定し、統一された出張申請書を作成しておくことが重要です。

　出張申請書の形式を定めておけば必要な情報が一目でわかりますし、出張業務を統一管理する時に便利です。出張申請書のひな型を作成しておけば、いちいち申請書類を一から作成する手間も省け、申請手続きが大幅に簡略化され、効率的に手続きができます。

　出張には旅費が必要になります。この場合の旅費とは交通費、宿泊費、出張手当等の出張に関わる全ての経費のことを指します。旅費は所得税法上、非課税として定められているため、税金がかかりません。しかも実費精算を求められていないので、あらかじめ旅費規程で金額を決めておけば、出張した社員に対して清算無しで旅費を支給することが可能となっています。

　つまり事前に出張規定で旅費を規程しておけば、規定に基づいて支給された金額に関しては、実際に出張にかかった金額に関わらず、所得税は非課税として処理することが可能になっています。会社側の支出を少しでも減らしたいのであれば、領収書の提出を社員に求めて清算する方式でも構いませんが、手続きの負担が増加することを考えると基準額の一括支給の方が便利です。

　事前に旅費を規程しておく必要があるため、○○キロ以上の出張のみ飛行機利用可など、交通手段についての規定も合わせて作成しておきましょう。宿泊場所については基準額の宿泊費の支給で問題ありませんが、何かトラブルがあった時に対応できるように宿泊予定のホテルの連絡先の提出を義務付けておいてください。

　会社の規則として出張規定を作成しておくことで、余計な業務が増えることを防止し、手続きを明確にすることが可能です。何よりも大きなメリットは、旅費を非課税扱いとして処理できることです。このメリットだけでも出張規定を作成するには十分な理由です。明確な出張規定を作成して、業務の円滑化を実現してください。