相手に明確な目的を持って臨んでもらおう！出張の挨拶メールを送る際の注意点と文例

　あなたが仕事上の出張に行く場合、事前に、出張先に挨拶メールを送りましょう。あなたの出張の目的は、ビジネス上必要な何らかの事柄を確実に遂行することです。商談を成立させる、問題が起きている案件を決着させる、研修を実施するといったことを限られた出張時間の中で、確実に完了させなければなりません。

　そこで、出張の事前に、出張する相手に対して挨拶メールを送り、そのメールに、出張時に打ち合わせしたい内容・資料、目指すゴール等についての情報を記載して送信しましょう。そうすることで、相手は必要な情報を事前に知ることができ、出張時にはいきなり本題に入って議論することが可能となります。今回は、出張の挨拶メールを送る際の注意点と文例について紹介します。

　多くのビジネスパーソンは、１日に多くのメールを受信します。忙しい時間を割いて、受信した全てのメールを開いて読むことは不可能です。また、最近ではウイルス対策として、不審なメールは開かずに削除するという人も増えています。そのような状況において、あなたの出張の挨拶メールを、相手に確実に開いて内容を読んでもらうためにはどうすればよいのでしょうか。

　その答えは、重要性を表しかつメールの内容を一文で簡潔に表した件名をつけることです。例えば、「５月10日の件」という件名のメールと、「【重要：ご確認ください】５月10日の出張時の打合せの件」という件名のメールであれば、後者のメールを開こうとするはずです。漠然とした内容の件名は相手がそのメールを開く可能性が低いと考えられるため避けましょう。

　メール本文では、出張時に行うことの予告と合わせて、相手に事前に確認してほしいことを、わかりやすく簡潔に書きましょう。メール本文例として、下記のものを参考までご紹介します。

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＜件名＞【重要：ご確認ください】□□プロジェクト５月10日（水）打合せの件

＜本文＞

○○様

ＡＢＣ社営業部の▽▽と申します。

いつも大変お世話になっております。

先日ご連絡いたしました、□□プロジェクトに関する５月10日の出張時の打合せにつきまして、 下記の点を事前にご確認いただきたく、よろしくお願いいたします。

詳細は、添付ファイルをご覧ください。

（パスワードは別途メールにてお送りします。）

１．資料の内容確認を、５月８日までにお願いします。

ご不明点がありましたら、メールにてご連絡ください。

（打合せ当日に、質問していただいても結構です。）

２．５月10日（水）打合せ当日の予定

10:00～10:10　資料に関する質疑応答

10:10～10:40　プロジェクト内容の決定

10:40～11:00　今後の実行スケジュールの決定

以上

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　以上が出張の挨拶メールを送る際の注意点と文例です。このメールでのポイントは、「相手が明確な目的を持って、打ち合わせに参加してもらうこと」です。こういったメールを自分の中でいくつかストックしておき、仕事を効率よく進めていきましょう。