マナーが良ければ業績も良くなる！出張後のお礼状の書き方と文例の3つのポイント

　出張から帰社したら、できるだけ早く、出張で訪れた取引先や顧客へお礼状を出すのが、ビジネスマナーです。忙しく仕事をしていると、つい忘れてしまいがちですが、1通のお礼状が先方からの評価を高めてくれるものです。ではどういう書き方をしたら、行き届いたお礼状になるのか、そのポイントを見ていきましょう。

　お礼状の一番のポイントは、「最初に丁寧にお礼の気持ちを伝える」ということです。書き出しは通常のビジネスレター同様「拝啓時下ますます御清祥の御こととお慶び申し上げます」とします。「早春の候」「新緑の候」など、時候の挨拶から始める文例もありますが、おすすめできません。というのも、つい最近、あるいは前日に会っている人に送るお礼状なのですから、わざわざ「新緑の季節になりましたね」というのは、おかしな話だからです。

　さて、その次に、お礼を申し述べます。「先日（昨日）の貴地出張の際には、ご多忙中にもかかわらず、貴重なお時間をお取りいただき、誠にありがとうございました」という内容になります。もし、飲食などの接待を受けた場合には、「また、思いもかけない過分なるおもてなしに預かりましたこと、心より御礼申し上げます。恐縮致しております」という文言を必ず付け加えましょう。

　そのお礼の文言の後に「おかげさまで任務を果たし、昨日無事帰社いたしました」と続ける文例も多いようですが、これは省略してもかまわないでしょう。自分が帰社したことを、先方に報告する必要はないのですし、「自分本位」な印象がなくもありません。

　そうした不要な報告よりも、お礼の文言に続いて、出張の際に先方といっしょにした仕事、たとえば取引の内容について、さりげなく触れることをおすすめします。「○○の件につきましては、お約束どおり、××日までには具体的な数字をお知らせいたします」とか、「お約束いたしました見積は、明日中にはお伝えできると思います」「A製品の御注文、誠にありがとうございました。早速手配をいたします」といった内容です。

　これは仕事の確認にもなりますし、先方を安心させる効果もあるのです。もし注文などがあった場合には、注文個数など具体的数字を書き添えるとなお良いでしょう。お礼状を使って数字を確認、発送個数のミスを未然に防ぐこともできます。

　そして「結び」と言うことになります。これもビジネスレターのひな型通り「今後とも変らぬ御愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。書面にて略儀ながら、取り急ぎ御礼まで敬具」といった文面になります。その時に「配慮」を表現すると、より行き届いた印象になるでしょう。

　「末筆ながら、○○様のますますの御健勝をお祈り申し上げます。お世話になりました△△部の皆々さまに、くれぐれも宜しくお伝えいただきますよう、重ねてお願い申し上げます」といった文言が入ると、行き届いたお礼状になります。

　お礼状はできるだけ早く送るのがマナー。ですから、出張から戻る途中で文面を作ってしまえば、あとで「面倒」と感じることもありませんし、出し忘れも防げます。ですので、是非出張に行ったならばお礼状を先方にお送りしましょう。