コンペ成功の鍵はここにあった！オリエンテーション当日までの流れを徹底解明

　仕事を発注するケースのひとつに、コストを安くかつ良質な受注者を選ぶことができる、コンペ方式の発注があります。コンペ方式で業務を行う場合、候補の受注者に対しオリエンテーションを開催し見積り提案を取ります。より良い受注者と提案を選ぶために、オリエンテーションの進め方と注意点について見ていきましょう。

　コンペに参加して欲しい会社にコンペを行う旨の送付状を送ります。送付状には仕事概要とコンペのオリエンテーション開催日時・場所を知らせ、参加希望者には連絡してもらい、発注仕様書を送付します。仕様書を事前に送る場合とオリエンテーション当日に配布する場合があります。オリエンテーションの時にスムーズに進行させるためには、事前に配布して質問を用意してもらう方がより良いでしょう。

　オリエンテーション開催に当たって、参加者名簿作成、配布資料の準備、社内のオリエンテーション参加の確認をします。社内参加者は関係部署全員が出られるように事前連絡し、出席者を決めておきます。プロジェクトであればメンバー全員が出席します。また、オリエンテーションを淀みなく行うために、しっかりと当日の行程を確認しておきましょう。

　初めに挨拶をしたのち発注概要説明に入り、目的と何をするのかなどを説明します。事前に配布している仕様書をもとに、仕様内容を説明します。仕様書がすでに配布済の場合、オリエンテーションではポイントのみの説明とします。

　仕様説明後、質疑応答に入ります。答えがすぐ出ない場合、後日回答ということで話は打ち切り、検討後コンペ参加者全員に正式書面で回答します。質問の後日回答を、電話などで回答しないように注意しましょう。理由は、コンペ参加者全員に同じ回答ができるようにする為です。コンペ参加者が持ち帰って検討する段階で質問があった場合、必ずコンペの担当者に連絡しコンペ担当者が窓口に話を進めるようにします。個人の担当者宛てに直接質問、回答がなされると、コンペ参加者ごとに違った仕様情報が出てしまい、同じ土俵での提案書にならないからです。

　最後に、見積書などの提出書類を、いつまでに、提出書類部数、メディアの同時提出有無、提出先、部署、担当者名を明言してオリエンテーションは終了します。

　大規模プロジェクトとなると、仕様を説明する方も説明を聞く方も大勢の人が参加し、現場の方にも案内して説明することになります。この説明を参加会社全体でやると混乱してしまうので、会社ごとにオリエンテーションを行います。説明順序、内容などは全体でのオリエンテーションと同じですが、コンペ参加会社に同じ説明内容になるように留意します。

　コンペのオリエンテーションでは、発注したい仕事で最も重要と考えている点が何かを中心に説明し、細かい点は仕様書を読んでもらうようにしましょう。コンペ参加会社には平等に説明、質疑応答を行い各社に隔たりが無いようにします。この点を誤ると、各社から出てくる見積提案書が違った前提条件で出され、提示案の比較ができない事態となり、再度個別調整することになってしまいます。お互いに無駄が発生しないようにしっかり注意し、コンペを成功させましょう。