「出張計画書」を書くことで自分の頭の中を整理しよう！出張の際の計画書の「意義」と「作成方法」

　ビジネスマンには色々な書類作業がありますが、その一つに出張に行く際に書く計画書があります。その計画書は出張を成功させるために必要なものです。今回はその意義と作成方法について紹介していきます。

　出張計画書の意義は主に２つです。まず一つは費用の把握です。会社としては、できるだけ無駄な費用を出したくないのは当然です。そのため、あなたがなぜ出張に行かないといけないか、出張に行くことで生まれる効果(直接的か間接的な利益)を知っておく必要があります。

　２つ目は本人が出張内容を把握することです。「出張計画書」としてまとめることで、あなた自身も出張の目的や目標などを頭の中を整理することができます。また、出張から帰任したら「出張報告書」を書くことになりますが、上司がすでに知っている「出張計画書」に沿って報告することができ、手間を減らすこともできるでしょう。

　出張前の計画書でも、出張後の報告書でも項目はほぼ同じで、その内容の濃さに違いがある程度です。基本的には、5W1Hという考えで記載すれば良いでしょう。5W1Hは、英語の疑問詞であるWhen(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の頭文字です。Howには、How much(いくら)、How long(どのくらいの期間)、など色々な意味があるので、報告書など書類の目的により、使い分けが必要です。例えば以下のようにまとめてみると良いでしょう。

・出張目的(“なぜ”、“何”、“どのように”に相当)

・出張日(“いつ”に相当)

・出張先(“どこ”に相当)

・同行者(会社名・所属・役職)（“誰”に相当）

・面会者(会社名・所属・役職)（“誰”に相当）

・出張手段・経路（飛行機など事前に予約するような場合に経路を記載し、鉄道や車などは特段経路を記載する必要なし）（“どのように”に相当）

　以上のように「出張計画書」の記載項目を箇条書きにしてしまえば、実際文章に起こしても10分程度で終わるでしょう。さらに、出張後は上司への説明の手間が減らせます。今回の記事を参考に出張計画書を作成してみましょう。