仕事にミスや漏れはあってはならないもの。とはいえ、人間のやることである以上、最初から100％完璧に仕上げるということが難しいのも事実だ。
ミスや漏れを少しでも減らし、仕事のクオリティを100％に近づける手段の一つが「チェックリスト」だ。
仕事内容をチェックエリスに書き出し、一つずつチェックしながら確実に仕事をこなすことでミスを減らすことができる。
今回は仕事の「できる人」のチェックリストの作り方／使い方を紹介していきたい。
ルーティンワークのチェックリストの作り方
仕事には定期的に同じことをこなす「ルーティンワーク」と「流動的な仕事」、この2タイプに大きく分けることができる。
まずルーティンワークのチェックリストの作り方から説明しよう。
ルーティンワークのチェックリストの作り方
基本的にルーティンワークとは、都度同じ仕事をするもの。チェックリストを作ろうと思ったら、まずは仕事内容を洗い出そう。
ルーティンワークのチェックリスト作りで、定期的にやっている仕事を全て列挙することは仕事の全体像を把握するのにも役立つ。
面倒かもしれないが、自分の仕事の工程を細分化してシートに書き出してみよう。
仕事内容を列挙できたら、チェックをつけやすい順（時系列順、重要度順）に並べ替えてチェック欄を作れば、ルーティンワーク用のチェックリストが完成する。
ルーティンワークのチェックリストの活用方法
ルーティンワークのチェックリストの活用方法は、終わった仕事の項目欄にチェックをつけていくだけ。
いつも行っているルーティンワークも、可視化してチェックを入れていくだけで達成感が変わってくるはずだ。
ルーティンワークのチェックリストを作るときの注意点
ここで重要なのは「最初から完璧なものを作ろうと意気込みすぎない」こと。
チェックシートはあくまで仕事のためのツールであって成果物ではない。後々使いづらいところがあれば改善していけばいいのだ。
まずは作りやすそうなところや重要そうなルーティンワークから手をつけていこう。
新人教育の一環としてチェックリストを作らせる
新人教育の一環として新人にチェックシートを作らせるのも有効である。
教えた仕事内容を把握しているかの確認にもなり、あなたの時間の節約にもなるはずだ。
ルーティンワーク以外のチェックシートの作り方
次に、毎回同じ作業を行うわけではなく、流動的な仕事のチェックシートの作り方を紹介したい。
流動的な仕事のチェックシート作成には、突発的なクレーム処理なども含まれる。
流動的な仕事のチェックリストの作り方
毎回やることが変わるような仕事の場合、チェックリストなんて作りようがない……と思う人もいるかもしれない。
しかし、日々の業務の中で自分が気をつけていることや納品前に確認していることなどはないだろうか？
そういったことを「なんとなく」で行わずに、漏れをなくすために言語化してチェックリストで管理しよう。
営業の仕事であれば、まずは客先を訪問する際の資料や持ち物のチェックリストから始めるのもよい。
加えて、資料の作成の際に気をつけていること、例えば「クライアントの要望が全て満たせているか」「前回指摘された問題が改善されているか」などがあれば、それも付け加えていく。
他には、何かの作成物を納品する業務であれば、納品時の添付物や注意点のリスト化から始め、上記と同様に納品物の内容に関するチェック項目を付け加えていくとよいだろう。
こちらもルーティンワークの場合と同様、初めから完璧なものをつくる必要はない。
新たな視点を発見したら、その都度チェックリストに追加していけばよいのだ。
チェックリストの運用の仕方
チェックリストを作成したら、実際にチェックリストを使用して運用していく。チェックリストを作っただけで満足して使わないのでは、全く意味がないのだ。
初めのうちは少し面倒でも、完了した項目には必ずチェックをつけることを習慣にしていこう。
チェックリストを活用するメリットとは？
チェックシートには仕事の漏れをなくすというメリットもあるが、実は仕事の進め方にも良いメリットがある。
チェックリストを都度確認することで、どの仕事が終わっていてどの仕事が終わっていないのか、またこの仕事は時間内に終わらせられそうなのかなど、全体を見渡して把握できるのだ。
運用していく中でチェックリストの使いにくい点や改善点を発見したら、どんどんチェックリストのバージョンを上げていこう。
チェックリストは一度作ったら終わりではないということを覚えておいてほしい。
仕事の「できる人」と「できない人」の差は意外とちょっとしたことにある。
類まれな発想力や常人にはない行動力を持った人はほんの一握りの天才かもしれないが、自分の仕事をコツコツとミスなく漏れなくこなすことならば誰にでもできるはず。
仕事の「できる人」を目指すために、まずはチェックシートの作成から始めてみてほしい。
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