大切なのは「準備」と「配慮」！仕事での会議が苦手な人でもきちんと会議がこなせるようになる方法

　仕事では、どの職場でも必ず会議は行うでしょう。しかし、会議が苦手という人は意外と多くいます。会議が苦手な人が、会議をきちんとこなすためにはどうしたらよいのでしょうか。ここでは、会議が苦手という人が会議を進める立場にあると想定して、うまく会議をこなせるようにする方法について、考えてみましょう。

　会議がうまくいくかどうかは、会議の議長の手腕にかかっています。議長は、会議の資料を作成したり、誰かに作成してもらったとしても必ず、資料に目を通してチェックをしておいて下さい。分かりやすい資料になっているか、問題定義ができる資料かなどを確認するのです。

　そして、会議のテーマに合ったメンバーを呼ぶようにしましょう。会議に関係の無い部署の人を呼んでも意味がありません。関係者を絞って、スムーズに議論が行える会議を目指しましょう。メンバーの中には、発言力のあるキーマンを必ず入れて下さい。

　会議の初めに、会議の議題を説明し、次に参加者についての紹介をします。そして、会議の進行表、時間配分、を説明します。会議では、各参加者が発言しやすいように、配慮すべきです。発言があまり無かったら、意見を言ってもらうように会議のメンバーに意見を求めて下さい。反対意見も出やすいようにも配慮します。

　反対意見が出た場合には、反対意見を言われた発言者にも配慮をしたフォローも必要です。会議の手法にも様々ありますが、意見がたくさん出た方が良い場合には、ブレインストーミングなどの手法を使って、意見をどんどん出してもらい、同じような意見をまとめて全員で検討します。この場合には、批判はしないようにするなどルールを決めて説明をしてから行うようにしましょう。

　会議をしていて、活発に意見が出ても、会議の議題からズレてしまう場合があるでしょう。この場合、議長はズレてしまった会議の議題を修正しなければなりません。発言者に配慮をしてから、方向を修正します。会議は、長くなりがちなので、時間配分にも気を配りましょう。時間が押しているならば、次の検討事項に移り、会議が終了時間に合うように調整をします。

　会議が終わると、会議のまとめをします。できれば、参加者に感想・意見をもらうのが良いでしょう。次回の会議の開催予定日が決まっていれば、予告をして下さい。そして、会議に参加して下さったことについて、参加者にお礼を述べて終了します。

　以上、会議が苦手な人がうまく会議をこなせるようにする方法を紹介してきました。大切なのは「準備」と「配慮」と言えるでしょう。小手先のテクニックを身につけようとするのではなく、まずは入念の準備と相手の気持ちに立つことから始めるべきです。