タイムスケジュールに対する指摘を必ず行う！仕事の段取りが組めない部下への指導方法

　仕事の段取りがどうしても上手く組めないという人は多いものです。普段の業務で忙しさに翻弄され、時間に追われてなかなか自分で仕事の進め方をコントロールできないというケースが多いかもしれませんが、どこかで対処の仕方を学ばなければなりません。

　そうでなければ、タイムマネジメントを行うにしても、その計画すら立てることができないでしょう。ここでは部下が段取りを組めないとき、どのようにして指導にあたれば良いのか説明します。

　段取りを組むには、コツがあります。無差別にリストアップされた作業を前にして順番を決めようとしても、何から手をつければよいのかわかりません。そこでまずは、急ぎの仕事と大事な仕事のふたつを選び出してもらいます。それ以外の仕事は、時間がある時にこなせばよいという種類の仕事になります。急ぎの仕事は、納期も一緒に記しておきます。大事な仕事も、いつまでにしておけばよいのかを記しましょう。

　優先して行うものは、大事な仕事です。あとに繋がるものであれば、先にこなしておかないと、その後の作業が滞ってしまうからです。そしてその合間に、納期が近いものから急ぎの仕事を進めるようにしてもらいます。緊急で飛び込みの仕事が入る可能性もあるので、急ぎの仕事はあまり納期ぎりぎりにならないように予定に入れていきます。

　最初のうちは、予定を立ててもその通りには進まないかもしれませんが、その進行具合の記録を取ってもらうことが必要です。忙しい中でそこまでの余裕は無いと思うことでしょうが、簡単に実際にかかった時間を記しておくだけでかまいません。

　そして途中で中断されることが何回あったのかのカウントもしておきます。これは、どの程度余裕を持たせればよいかの判断材料になります。お客さんからの問い合わせの電話対応など、予期せぬことで時間を取られるものです。その分あらかじめ予定に組み込んでおくことが大切でしょう。

　スケジュールを組んだらその進捗具合も記録してもらうことが大事です。そのデータを基に、より正確な段取りを組むことができるようになります。あとは、一番最初に簡単にこなせる仕事を持ってきて、リズムをつくるなどの一工夫を入れれば良いでしょう。スケジュールの組み方さえ教えることができれば、あとは自分で考えながら調整してもらうだけです。