会議をスケジュール通りに進めるためのタイムマネジメントの3つのコツ

　ビジネスマンは誰しも会議やミーティングに参加するでしょう。しかしダラダラと無駄に長引く会議や、何も決まらず解散するという経験がある人は多いのではないでしょうか。ここでは会議をスケジュール通りに進めるためのタイムマネジメント手法の3つのコツを紹介していきます。

　議論が錯綜しないために、まずは会議の開始時に進行役は必ずその会議の目的と決めるべきこと、そして大まかなタイムスケジュールと終了予定時刻を公表してください。

　また、特に外部の人を交えた会議やミーティングではそれぞれの会社での会議の進め方や作法が異なるため、お互いに遠慮したり様子を伺ったりしてしまうため、まず最初にその会議の方向性をしっかりと進行役が宣言し、道筋を示すことがタイムマネジメントする上で重要です。

　いくつか議題がある場合は、それぞれの議題ごとに予定時間を設定しておきましょう。予定時間を細かく設定しておくことで、予定時間をオーバーしてしまったら、すぐにチェックすることができ、柔軟なタイムマネジメントが可能となります。

　さらに、議題ごとの予定時間はアジェンダに記入しておきましょう。予定時間があることを意識して話し合う、話し合わないのとでは、効率に大きな差が出てきます。進行役は議題ごとにスケジュール通りに進んでいるかこまめにチェックし、予定の修正が必要な場合は軌道修正を行いましょう。

　目的と決めるべきことを始めに宣言しても、関係ないことを話しだす人や話しているうちに脱線していってしまう人は必ずいるもの。脱線した話に対して意見を述べる人が出てきてしまうと、話はどんどん脱線し時間のロスになってしまいます。スケジュール通りに進めていくためには、進行役はなるべく早いうちに軌道修正をしなければなりません。

　軌道修正を行なう際は、相手を尊重しつつ本来の目的を思い出してもらうようにしたり、脱線した部分を省きながらこれまでの流れを説明したりと、その状況に合った対応を心がけましょう。

　

　上記のことを参考に会議やミーティングで有効なタイムマネジメントを行い、良い会議を行えるようにしましょう。