コミュニケーションで能力を把握する！チームで「タイムマネジメント」を行う際の注意点

　時間の使い方を改善し、生産効率を高めることを目的とするタイムマネジメントは、普段の業務を見直すと同時に、時間管理を再確認することによって生産効率の向上を目指します。タイムマネジメントが重要な意味を持つのは、個人の仕事に関してだけではありません。集団で仕事を行うグループワークにおいても、タイムマネジメントは重要な意味をもち、タイムマネジメントを導入することでチームの効率を改善することができるでしょう。

　ただし、チームにタイムマネジメントを導入する時は、緊密なコミュニケーションが必要になります。コミュニケーションが無いままタイムマネジメントを実践しようとすると、必ず失敗が待ち受けているのです。今回は、チームでタイムマネジメントを行う上でのコミュニケーションの重要性について解説します。

　チームで仕事を行う場合、当然のことながらチームのメンバー間には能力差が存在します。タイムマネジメントが効率を重視する改善手法である以上、メンバーそれぞれの能力を最大限発揮できるようなマネジメントを行うことが必要であり、そのためにはメンバーの能力を正しく把握しておかなければなりません。

　メンバーの能力を正確に把握するというのは非常に難しいことです。グループワークでは客観的な評価が可能な能力だけではなく、目に見えない能力や評価が難しい能力が求められる場面もあります。

　より正確にメンバーの能力を把握して、最適なタイムマネジメントを行うためには、緊密なコミュニケーションによる正確な理解が必要不可欠です。直接コミュニケーションをとることでより深くお互いを知ることが可能になり、理想的なタイムマネジメントが行えるでしょう。

　チームでタイムマネジメントを行う上で、メンバーにとって不本意な仕事を任せざるを得ない場合もあります。誰も進んでやりたがらないような仕事でも、必要な作業である以上は誰かがやらなくてはいけません。タイムマネジメントで効率を最適にする配置を考える場合、やりたくない作業に配置されるメンバーは必ず出てきてしまうでしょう。

　重要なのは、不本意な仕事に配属されたメンバーに対するケアです。ケアを怠るとメンバーのモチベーションが大きく下がってしまい、タイムマネジメントの目的である効率改善の達成が困難になってしまいます。

　不本意な仕事に配属されたメンバーに対しては、嫌な仕事を押し付けられたと感じてしまわないように声をかけ、重要な仕事を任せられるほど頼りにしていることをコミュニケーションを通じて伝え、モチベーションの維持を目指しましょう。時には報酬や待遇の改善も必要になるかもしれませんし、将来の配置換えを約束することが必要になるかもしれません。

　チームである以上、業務内容に差が出てしまうのは仕方がないことですが、すべてのメンバーが持てる能力を最大限に発揮し、業務に誇りを持って取り組めるような動機づけを行うことが、タイムマネジメントを成功に導くのです。