優先順位で効率アップ！部下へ仕事の優先順位を教える時に意識すべきこと

　職場では常に適切な判断が求められています。全ての社員が適切に判断し、自分で考えて実行に移すことができれば良いのですが、現実的にはなかなか難しいことなのです。

　自分の業務の優先順位は掴めるけれど、部下の仕事までは全て把握できていないという管理職の方は多いのではないでしょうか。自分の部下の一人一人の仕事の内容までは詳しくわからなくても、誰がどんな仕事をどれだけ抱えているのかということは、大体の範囲でも把握しておく必要があります。特に、いつも提出期限が守れないとか、課題の提出が遅いという部下がいた場合には、仕事の優先順位がうまくつけられずにいることが多いのです。

　業務の遅延が多くある部下に対しては、まず仕事をするうえで優先順位をつけているのかどうかということを聞いてみることから始まります。期限が守れないのには、効率的に業務が処理できないでいるのか、あるいは抱えている業務量がその社員にだけ偏ってしまっているのかのどちらかになります。

　そのため、まず抱えている仕事を書き出すこと、そして一日の業務の流れをまとめて提出をするように求めてみましょう。部下の人数によっては、全ての部下と話しあって相談することは不可能でしょうが、少人数であれば、業務の配分の見直しもできます。

　業務を全て書き出すことができたら、優先順位をつけるように教えていきます。この際に、本当の意味での優先順位のつけた人は会社や周りの人への影響度で決めるべきですが、最初からそれを教えても実行できないことがあります。そのため、ひとまずは納期や期日の順で行っていくように指導をしてできるようになった段階で、次のステップとして、判断基準のレベルをあげていきます。

　段取りの悪い部下の仕事ぶりを見ているうちに、いらいらと焦ってしまうこともあります。しかし、ここでひどく叱りつけた場合には、自分に自信を無くして、どのように優先順位をつけたらいいのか分からなくなってしまう事もあります。

　そして、上司の顔色ばかりを伺うようになり気に入ってもらえそうな業務ばかりを優先してしまうということになりかねませんので、焦りは禁物です。どうしてもできないと判断した場合には、一つ一つ仕事の期限と業務を与えてみるのもいいかも知れません。これを繰り返すうちに優先順位の順番がわかるようになり、自分でも判断できるようになるでしょう。