身近なことから理解する！プロジェクトの予算を決めるときの分かりやすい考え方

　プロジェクトとは、ある目的を達成するために計画を立ててそれを実行することを指します。その中でも特に、期限が決まっていたり具体的な目標を達成したら終了するというような、ある限定性を持ったものを指します。

　そのように考えるととても難しいもののように思われがちですが、例えば家族で旅行するときに、宿泊費はどのくらいで抑えよう、交通費は削れないから食費をなんとかできないかなどと計画を立てる方が多いと思います。そして、なるべくその中で収まるように意識して行動するでしょう。

　この「家族旅行にかかると思われる費用」が予算です。では、会社でプロジェクトを行うための予算は、どのように決めればよいでしょうか？順を追って考えてみましょう。

　まず最初に、プロジェクトにおいていくらまでなら出せるのかという予算の上限の大枠を確認することが必要です。

　プロジェクトに出資している組織の資金力や、プロジェクトによって得ることができる利益を最初に考えます。そして、いくらまでしか出せない（投資対効果）といった制約によって予算の上限が決まっていきます。

　今度は、実際にいくら必要になるのかを具体的に見積もって、予算の上限値と比較しながら調整を行うことが必要です。見積もるためには、過去のプロジェクトの実例からコストを推測する方法が一番簡単です。過去の類似プロジェクトのコスト実績を参考にしたり、経験者など詳しい人に聞いてみるとよいでしょう。

　またその他にも、ボトムアップ見積もりという手法があります。これはそれぞれの活動ごとに必要となるコストを計算し、合算する方法です。ただしこの場合、前もって具体的な計画が立てていない限り、計算することができません。その時は、外部の業者に委託するなどして見積もりを提示してもらい、自分たちで実施する部分のコストを合計することで見積もることになります。複数の業者から見積もりをもらい、業者のサービスとコストを比較・検討することもできます。

　プロジェクトは新しい試みなので、なかなか見積もり通りにはコストが納まらない場合がほとんどです。コストの見積もりを行った後、想定外の支出に備えてある程度は費用を上乗せして、最終的な予算を設定することが大切です。

　常に余裕をもって行動できるように、予算費用の予備費も確保しておきましょう。最後に、設定した予算額に対する承認を得て予算を確保します。

　いかがでしたでしょうか。プロジェクトマネジメントと言っても、あまり難しく考える必要はありません。最初に家族旅行を例に挙げましたが、普段の生活の中でも私たちはプロジェクトを立てて、予算の上限を設けて行動しています。身近なことから連想してみると分かりやすいので、ぜひ実践してみてください。