企画書に業務フローを明記することによって得られるメリット

　自社の業務内容において何か改善する事があった場合、「業務改善の企画書」というものを提出し、その企画に沿って問題解決を図っていく企業も多いでしょう。

　業務改善の企画書において、重要な事は何でしょうか。それは、自分達が今までとどんな違う事を行うのか、それが何の目的のためかという事が出来る限りシンプルに分かるように示されていることです。この場合に有効なのは「業務フロー」を作る事です。ではなぜ業務フローが有効なのか、そのメリットを確認しておきましょう。

　業務フローは、どの仕事をどの担当が行うのかという事が、多くの場合一枚の書類に記されている事が多いものです。この場合、企画の進み具合によってどの担当部署がどの仕事を行って、それが次にどこへつながっていくのかという事が分かる業務フローを作成する事が重要です。

　今では、企画書の作り方も非常に多くの事例が紹介されており、シンプルかつ効果的な企画書が多くなってきましたが、結論として自分達の部署が何をするのかという事を文章で読み取るよりも、業務フロー図で見た方が早いと思っている人も多いと言えます。そしてこの場合、今の仕事をどのようにしていけば良いのかという事も一目で見る事も出来ます。

　最近では企画書においても視覚から訴える手法が大半になっていますが、業務フロー図の場合、シンプルなアイコンを使用したり色分けするだけでもまとまっているフロー図を作成する事が出来ます。

　視覚から情報を取得すると覚えやすいという人もいますが、そのような人にとってはまさにぴったりの方法です。情報を収集してまとめるという業務は緑、他社へ発注などクライアントが関わってくる業務は青、データのやりとりだけでは済まずに決裁を求めなければならない業務については赤などの色分けをしておくと、一つの業務改善の仕事の中でもどのような業務が関わってゴールに近づいていくのかが分かりやすいので非常に有効な手段です。

　企画書は、シンプルに書く為に文章を短く考えなければならないとは言え、ある程度の語句を使って説明する事が出来るものです。しかし業務フロー図は、項目だけを取り上げなければならず、つまりそれは最も簡単に仕事の流れを考える事につながっているはずです。そのため、業務フロー図を作成する事は、作成する側にとっても考えをまとめていくために有用なものと言えるでしょう。