仕事の効率化には「工夫」が大切！明日からすぐに実践できる3つの「時短テクニック」

　仕事を効率よくこなしていくためには、様々な工夫を取り入れて時短を目指す必要があります。一つの仕事にかかる時間を短くすることができればより多くの仕事をこなせるようになりますし、重要な仕事に時間をかけることができるでしょう。

　しかし、時間を短くするからといって、仕事の質が落ちてしまっては意味がありません。クオリティとスピードアップの両立があって初めて有益な時短になります。今回は、仕事を工夫して時短にするためのテクニックを紹介します。

　仕事というものは、まったく新しいことを要求される場面は意外とありません。ほとんどの仕事は過去に経験のある仕事か、過去の経験を応用することができる仕事です。自分の経験をもとに工夫して「仕事の型」を作り上げることができれば、今後似たような仕事をするときは肩を生かして仕事をすることができるようになり、クオリティを維持したまま時短を実現できるでしょう。

　企画書を作成する機会が多い人は、全体の構成や記載するべき要素、添付資料の形式などを整えて企画書の型を作成してしまえば、2度目からは型にそって作成していくだけで企画書が完成し、大幅に時間を短縮することが可能です。仕事の型とは、手順や構成を確立する作業です。内容を同じにするのではなく、事前に枠組みや骨組みを決めておくことで内容を肉付けしていくことを目指します。

　しっかりとした型があれば、単に時間を短くするだけではなく、流れに沿って分かりやすく仕事をすることが可能になり、必要な要素を兼ね備えたクオリティの高い仕事をすることができるでしょう。

　まとめて処理することが可能な作業を一度にまとめて行えば、仕事のロスが無くなり時短が実現します。「部品を取りに行く→持ってきた部品を取り付ける→次の部品を取りに行く→再び部品を取り付ける」という流れで作業を行っている場合、部品を取りに行く時間が大きなタイムロスとなっており、作業の効率化を阻んでいる要因です。

　事前に必要な数の部品をまとめて手元まで運んでおく、あるいは部品置き場の位置そのものを作業場所に近づける工夫をすれば、いちいち部品を取りに行く必要が無くなり時短が実現するのです。

　デスクワークにも同じことが当てはまります。似たような形式の書類をまとめて処理すれば、形式の確認やチェック作業はスムーズに行われ、作業時間は短縮されます。また、デスクの道具の配置を工夫すれば、必要なものをいちいち探す必要が無くなり、効率よく仕事ができるようになるでしょう。

　ただ漫然と仕事をしていては、仕事が捗らず効率も改善されません。目標を持って仕事をすれば、目標達成という意欲が生まれ積極的に仕事に取り組むようになります。目標は大きなものだけではなく、小さな目標を工夫するのも効果的です。1時間単位、あるいは10分単位の目標を設定することで、自分の作業効率を見直しながら仕事ができるようになり、小さな改善を積み重ねて時短を実現することができます。

　仕事にかかる時間を一気に短縮するのは難しくても、少しずつ改善することは難しくありません。小さな時短を積み重ねていくことが、大きな業務改善につながるのです。