仕事の前に一度確認を！「重要度」と「緊急度」を使って仕事の優先順位づけを行う方法

　仕事が終わらないうちに次の仕事がやってきて、それに手を付ける前にまた次の仕事がやってきて、気が付けばいろんな仕事が山積みになっている、ということはよくあることでしょう。仕事に優劣はありませんが、重要度や緊急度には違いがあります。仕事の優先順位を決めるときに、この重要度と緊急度を基準に決めていく方法がありますが、どのようなものでしょうか。

　仕事の優先順位をつける方法として、2マス×2マスのグラフを描き、縦軸が「重要度」、横軸が「緊急度」としてグラフを描いてみるというものがあります。この時に大切なのは、自分が片付けなくてはいけない仕事を相対的に比較して配置するということです。AとBを比べたとき、どちらのほうがより大切なのか、急ぎの案件なのか、自分の中で確認しながら配置していくことで適切な場所に配置することができるからです。

　すると、左上に「重要度が高いが緊急度は低い」、左下「重要度も緊急度も低い」、右上「重要度も緊急度も高い」、右下に「重要度は低いが緊急度は高い」というように仕事を分類することができるので、その中にさばくべき仕事を配置していくと何に時間を割くべきなのかが見えてきます。

　たとえば「重要度が高いが緊急度は低い」ものならば、時間に少し余裕がある仕事がそこに入っていますし、逆に「重要度は低いが緊急度は高い」ものは突然の来客や電話などなので、そこが空欄の場合もあるでしょう。

　重要度は文字通りどれだけ自分にとって大切か、またやらないことで自分にとってどれだけのリスクがあるかというポジティブな度合、緊急度は逆にかかる時間や労力といったネガティブな度合にもなります。

　限られた時間の中で仕事を終わらせなければならないので、この2つの要素を使って仕事の優先順位を決めていくことは、とても効率的な方法です。

　「重要度も緊急度も高い」部分に関しては、時間も労力もコストもかけるべき戦略的にも重要な仕事が入っているので、ここに時間が割り当てられるように他の部分の仕事を要領よく片付ける必要があります。ですから、自分の仕事の中で比較的手間暇をかけずに終えられる「重要だが緊急度は低い」仕事や「重要度も緊急度も低い」仕事から片付けていけばいいのです。

　自分の果たすべき仕事はたくさんあり、その数ある仕事を重要度・緊急度によって相対的に配置することで、今どんな仕事を自分が持っており自分が時間や労力をかける仕事がどれなのか、逆に手間をかけなくてもいい仕事にはどんなものがあるのか、そういうものをしっかりと認識するために仕事の重要度や緊急度の度合を利用すれば、優先順位をはっきりさせることができるようになるでしょう。

　以上、優先順位づけにおける「重要度」と「緊急度」の考え方を紹介してきました。目の前にある仕事をただこなしているだけでは、効率良く仕事を進めていくことは出来ません。仕事の取りかかる前に、まずは「重要度」と「緊急度」を使って優先順位づけを行うようにしましょう。