周囲5mには音が出るものを置かない！仕事の電話で円滑なコミュニケーションを行うために注意すべき点

　仕事をする上で電話は欠かせないツールです。しかし「仕事で電話をするのが好き」という人はあまりいないのではないでしょうか。ここでは、仕事上での電話のコミュニケーションで気をつけておくべきことについて考えてみましょう。

　まず、社内の電話環境をチェックしましょう。電話は５ｍ四方の音を拾います。声がよく聞こえなかったり雑音が気になってしまったりすると、話の内容どころではなくなってしまいます。電話の近くに音を出すものは置かないように、そして社内では誰かが電話をしている時は静かにするよう徹底しましょう。

　電話でのコミュニケーションでは、表情やジェスチャーなどの手段はつかえません。声だけでコミュニケーションを行います。そのため、声のトーンが重要です。相手の話に合わせて声の大きさ、高低、抑揚などを使い分けましょう。

　第一声は、少しオーバーかな？と思うくらい明るく対応するとよいでしょう。また、普段話す速度が速い人は、少しゆっくりめに話すとよいでしょう。声のトーンはコミュニケーションの内容によって変わってきます。クレーム電話の場合は低くて深みのある声で応対すると、相手の怒りが収まりやすくなります。動揺している相手には、低めのトーンで話せば相手に聞き取りやすく安心感を与えることができます。

　重要なのは相手に合わせる柔軟さを持つことです。相手が明るく感じの良い対応だった場合は、同じようなトーンとスピードで応えます。逆に相手の声のトーンが暗い時は、ひと呼吸おいて話し始めるといいでしょう。

　話し相手の表情が見えないので、電話はむずかしいコミュニケーションツールかもしれません。まずはこのような基本的な環境を整えることで円滑に連絡ができるようにしましょう。