内訳・理由・スケジュールの3点が基本！伝わりやすい「予算資料」の作成方法

　予算は企画を実現するために最も重要な役割を担う項目です。予算が無ければどんなに優れた企画であっても実現することは不可能です。企画の途中で予算が尽きてしまったら、企画が中途半端な状態のまま打ち切られることになってしまうでしょう。

　企画を相手先に示すときは、予算をどのような形で提示するのかが重要なポイントになります。今回は、相手先に予算を提示するときの資料の作成方法について解説します。

　企画を実現するためには予算確保が必要であり、予算を確保するためには詳しい内訳を記した予算計画書が不可欠です。何に使うのかわからない予算の執行を認めるクライアントはいません。予算を提示するのであれば、その予算が何に使われるものなのかがはっきりとわかる形で明示し、どこにどれだけ配分するのかをわかりやすく記載しておかなければなりません。

　もし予算の資料に総額だけしか記載されていなければ、何にどれだけ予算を使うのかがわからず予算が適正な水準にあるのかどうかの判断ができないでしょう。内訳を記すことで予算の意味が正確に伝わり、適正に予算が組まれていることをアピールすることができるのです。

　予算配分ひとつで企画のクオリティは大きく変わります。平等に配分したからといって最高の結果が得られるとは限りません。必要なところに必要な分だけ配分できていなければ、予算計画が正しく行われているとは言えないでしょう。

　予算を配分するということは、企画実現に向けたリソースを配分するということ。どこにどれだけ配分すれば最大の結果を得られるのかを知るためには、プロジェクト全体を正しく理解し、スキルや能力に応じて適正に予算を配分する必要があります。なぜその項目にそれだけの予算を配分したのかを説明できなければ、予算案が説得力を失ってしまうでしょう。ただ何となく予算を配分しているのでなければ、なぜそのような配分になったのかを説明することができるはずです。

　配分理由を明示することで企画をどのように進めていくのかがわかるようになり、企画実現に向けてどのような点を重要に考えているのかが正しく伝わります。

　予算によって必要とされるタイミングは異なります。企画スタート時に全額を用意しておかなければいけない予算もあれば、企画の終盤になるまで必要のない予算もあるのです。予算がいつ必要になるのかというスケジュールかわかっていれば、予算を確保するためにはどのように調達すればよいのかが分析できるようになり、より効率的な資金計画が実現します。

　予算は企画に欠かせない要素であると同時に、相手先が最も知りたい情報でもあります。予算資料の作成方法一つで、企画書の力は大きく変わります。作成方法に注意すれば、具体的な実現可能性を備えた説得力のある資料が完成するでしょう。難しい技術は必要ありません。基本的なポイントを一つ一つ丁寧におさえていけば、読みやすく伝わりやすい予算資料が完成するはずです。