要点だけ押さえておけば問題なし！短い時間で「企画書」を作成するコツ

　ビジネスパーソンなら誰でも、企画書を作成する機会は必ずあります。企画書と言えば、お客様に提案する営業企画書、次年度の新卒採用に関する採用企画書、新商品開発のための商品企画書などがありますが、業種・職種に関わらず、何らかの企画書を作成することでしょう。

　その企画書ですが、どうせ作るなら、長い時間をかけるのではなく、短時間で効率的に作成するよう心がけてみましょう。近頃は世間全体が、残業削減・ワークライフバランスを重視する傾向にあるため、ビジネスパーソンは仕事の効率化を図るよう、努力しなければなりません。

　企画書を短時間で作成できれば、結果として、あなたのトータルの労働時間削減につながるはずです。今回は、短時間で企画書を作成するコツについて紹介します。

　企画書を、1から作成すると確実に時間はかかります。まずWordの新規文書を立ち上げ、文書の右上に日付を入れ、全体のレイアウトを構成して…といった企画書の作成方法を実践しているあなた、今一度作成方法を見直してみましょう。

　ここでご紹介するコツは、過去の企画書をテンプレートとして利用し、今回の企画書作成にあたって必要な部分を修正・追加する方法です。まずテンプレートとは、文書を作る際の雛型のことです。雛型がある程度固まっているので、レイアウト構成に頭を悩ますことはありません。いきなり、企画書内容を作成していけばよいので、文書を1から作成することに比べれば、短時間で完成します。

　特に、ルーティン業務であれば、昨年の企画書をベースとして、年度・データを今年度のものに変えます。そして、今年度の変更点を加えれば、短時間のうちに企画書を一つ完成させることができるでしょう。

　過去の文書を、自分の企画書作成にうまく活用するためには、会社・部署の文書をしっかり整理し、どこに何の文書が保管されているかを常日頃から把握しておきましょう。例えば、あなたの会社・部署で文書整理役に立候補することも有効です。他の同僚から喜ばれることはもちろん、どこに何の文書があるかわかり、一石二鳥でしょう。

　短時間で企画書を作成するコツとして、企画書に不要な情報を極力書かないこともあります。言い換えると、要点を含めておけば、企画書として成り立つのです。

　企画書に必ず盛り込みたい内容は、企画の主旨・企画の目的・企画実行スケジュールです。これらの内容についても、くどくどと書くのではなく、端的に一文で表すことを目標として、企画書を作成してみましょう。

　以上、企画書を短時間で作成するコツを紹介してきました。時間をかけるべき部分は時間をかけ、時間をかけるべきではない部分は無駄な時間をかけないようにしましょう。