ノートを取らせて逆説明させる！仕事の指示内容を何度も忘れる部下への対処法

　仕事の覚えが悪い社員というのは、どの会社、どのセクションにもいることでしょう。特に新人の場合は、仕事を覚えるのにある程度時間がかかることはやむをえません。しかし、チームリーダーや管理職にとって困るのは、仕事の内容を何度指示しても一向に覚えられない、あるいはすぐに忘れる部下です。

　その部下一人のために多くの時間をとられるのは、大きな問題です。では、どうしたら、仕事の指示をすぐ忘れる部下を教育することができるか。その対処法についてお話しします。

　一番簡単な方法は、仕事の内容を細かくマニュアル化し、それを可視化して部下に渡すことです。しかし、そのやり方をしてしまうと、部下は上司に対して「甘え体質」を持ってしまいます。「次の仕事の時も、またマニュアルを作ってくれるだろう」と考える。これではいつまでたっても、部下は成長しません。

　そこでおすすめしたいのは、仕事の指示はあくまでも口頭ですること。そして、ここが1つ目のポイントですが、部下に必ずノートを取らせること。指示しながら、目の前でノートを取らせれば、どういう内容のノートになっているか、すぐに確認できます。そのノートをチェックし、漏れているところや、まちがって理解してしまったところをもう一度、指示し直しましょう。

　ノートが完璧になるまで、何度でも繰り返し、レクチャーするのです。手間のかかる方法ですが、部下が自立するためのトレーニングと考え、粘り強く対応してください。指示を忘れる部下に、同じ説明を何度も繰り返すよりは、時間はかからないはずです。

　ノートが完成したら、確認の意味で、仕事の内容について、部下から逆に説明させましょう。これが2つ目のポイントです。ノートはきちんととれていても、それを完全に理解していなければ、正しい説明はできません。「何となくはわかっているが、うまく説明できない」というのは、実は理解できていないわけです。

　逆説明させることによって、「どこがわかっていないか。どこが曖昧になっているか」をチェックすることができます。ポイントとなる箇所については、赤字などでノートを補足させると効果的だと思います。

　最初は時間がかかると思いますが、この方法を毎回続けることによって、短時間で覚えられるようになるはず。忘れることがあっても、自分で作ったノートが手元にあれば、それを見て、思い出すことができるでしょう。そのためにも、自分でノートを取らせ、自分で説明させることが必要なのです。

　指示した内容を何度も忘れる部下というのは、要するに仕事に対するモチベーションが低く、自立心を持とうとしません。ですから、自分でノートを取らせるところから始めて、時間をかけて教育していく必要があります。一度自立心を持たせてしまえば後が楽になるので、最初は少々手間をかけてでも対応することをおすすめします。