仕事の時間を奪わせない！メールの振り分けのコツは「自分なりのルール」を設けること

　仕事をする上で欠かせないメールでのやり取り。社外の取引先などとの連絡、交渉を始め、社内での報告、連絡、相談など、1日に何通のメールを処理しているのか、意識せずともかなりの通数を受信しています。

　メールは、電話と同じで、相手のタイミング、都合で送信されます。ただ電話と違う点は、受け手の都合で対応を即時に行なったり、後回しにすることも出来るということ。ここでは、仕事をする上で不可欠なメールの対応、特に受信したメールの振り分けのコツについて話したいと思います。

　朝出社したらまずメールの受信トレイを確認する人が多いでしょう。数件から、管理職の方など多い人では数十件のメールが昨夜から溜まっていると思います。メールを受信すると、何故か必ずすぐに対応しないといけないと思う人は、まず一呼吸おいてから、それらのメールを振り分けましょう。

　振り分けのコツは、「いま直ぐに返信できるもの。しなければいけないもの。」と「後回しにしても構わないもの。今は判断出来ないもの」に分けること。返信や対応に追われる前に、まずはこの二つの振り分けを一瞬で判断していくことが、メール処理に時間を奪われないためのコツです。

　直に返信できるものは、まさにその場で直ぐに返信をしてしまいましょう。メールの送受信はキャッチボールの様なものですので、簡単に返せるならば、ボールを持ち続けないほうが効率的です。

　すぐに判断できないものは、返信には推敲が必要だったり、自分だけでは判断出来ない場合のものですので、必要な検討を施してからの返信になります。ここで大切なことは、そのメール自体を受信トレイに残さず、例えば「HOLD」というフォルダを作って振り分けて置くことです。そうすることで、対応を後回しにしたメールが後で明確になります。ちょっとしたコツですが、後で必要なメールを参照するために効率的な振り分けの方法と言えるでしょう。

　頻繁に受信トレイをチェックして、新着メールを受信する度に仕事を中断して対応する人がいますが、そのような急な対応が必要な案件であれば、少々放っておいても電話が鳴り、結局は直接対応することになるでしょう。お客様からのメールならば即対応でしょうが、本当に即時に対応する必要のあるメールは限られているはずです。

　自分の仕事の時間を奪われないコツとしては、受信トレイを確認する時刻をあらかじめ決めておいて、かつ前述の振り分け方法で対応していくというルールを自分で守っていくのが良いでしょう。

　メールは仕事をする上で大切なコミュニケーションツールの一つですが、その手段にとらわれ肝心の仕事の時間を奪われないように、効率的に振り分けをして対応していきましょう。