仕事の優先順位をつける際に知っておきたい「緊急度」の考え方

　会社には、日々処理しなければならない仕事が山のようにありますが、仕事を効率的に処理していくためには、何が必要なのでしょうか。それは、仕事の優先順位をつけることです。

　全ての仕事を一括りに考えるのではなく、優先順位の高い、低いに応じて、まず取り組むべき仕事と、すぐに取りかからなくても良い仕事に分類し、まず取り組むべき仕事は、抜け漏れなく処理しなければなりません。

　さて、仕事の優先順位をつける時の基準の一つに、「緊急度」があります。今回は、この緊急度をどのように考え、どのように優先順位付けに活かせばよいかを説明していきます。

　まず「緊急度とは何なのか」を考えてみます。緊急度の高い仕事とは、その仕事が重要なものかどうかに関わらず、すぐに対応する必要があるものです。別の言葉で表現すると、対応に時間をかけることで、悪い結果をもたらす可能性のある仕事は、緊急度の高い仕事であると言えます。例えば、

1. 〆切が間近に迫っている仕事

2. 顧客からのクレーム対応

3. 突発的に発生したトラブル対応

　あらかじめ定められた〆切を守ることは、ビジネスマナー上当然のことです。「今日１７時までに提出しなければならない仕事」や、「今日午後までに済ませなければならない顧客への書類発送」といった仕事があれば、まずはそれを処理しましょう。

　顧客からのクレーム対応を後回しにして、問題が解決することはまずありません。何らかの問題に対して怒っている顧客に対して、そのクレームを迅速に対応しなければ、より一層の怒りを買うだけです。クレーム対応は、迅速に対応することが原則です。他の仕事は一旦置いておき、スピーディーに対応しましょう。

　何らかのトラブルが突発的に対応すると、それに対する変更・修正対応が必要となりますので、トラブルがある程度収束するまでは、優先的に対応しなければなりません。

　あなたが抱えている仕事を、緊急度の高いもの・低いものに分別したら、緊急度の高い仕事を一つ一つ処理していくことになりますが、もし緊急度の高い仕事が複数あったら、どの仕事から手をつければよいのでしょうか？

　この時、緊急度とは別のもう一つの基準が必要です。それは、「重要度」です。緊急度の高い仕事を、重要であるもの・重要でないものに分類し、まず手をつけるべきは「緊急度・重要度がともに高い仕事」です。この処理が漏れてしまうと、仕事上大きな影響があります。確実かつスピーディーに処理していきましょう。

　いかがでしょうか？今回は、仕事の優先順位をつける時の緊急度の考え方について紹介しました。緊急度が自分でうまく判断できない場合は、上司に相談し、指示を仰ぐとよいでしょう。