仕事の優先順位を決定する際に最も重要な「基準のつけ方」2つのポイント

　仕事が溜まってくると、「何から片付けたらいいかわからない」「もっと効率的に仕事を片づけたい」「時間を有効に使いたい」と考える人は多いでしょう。次から次へとやってくる仕事を来た順番から片付けていたのでは効率的とは言えません。それは、仕事にも優先順位があるからです。では、その優先順位の基準はどのようにつけたらいいのでしょうか。

　どんな仕事もかかる時間や内容などで「その時、その場でできる仕事」「明日まで持ち越す仕事」「定期的に処理する仕事」「かなりの期間継続して行う仕事」「自分の意思でやる仕事」「雑用」の6種類に分けることができます。

　仕事の重要度が高いのは「継続して行う仕事」「自分の意思でやる仕事」なので、自分の仕事をこの６つの区分に振り分けてみて、重要度の高いこの２種類の仕事に対して時間を割くために残りの４種類を要領よくさばくように仕事の優先順位をつけていきます。

　「明日まで持ち越す仕事」は上司だったり、顧客だったりの予定に左右される部分もありますが、長い時間をかけて取り組むべき内容ではないので早めに決着をつけることができる内容ですし、他の仕事に関してもできるだけ要領よく、さばいて重要度の高い仕事のために時間を作るようにします。

　時間ごとに区分をつけて優先順位の基準を設ける場合には、手間がかけられるもの、かけられないものに分けて、手間がかけられないものから順に片付けていくようにしましょう。

　仕事の優先順位を割り出すために、難易度と重要度を基準にしてグラフで分類する方法もあります。2マス×2マスの四角を描き、横軸を「難易度」、縦軸を「重要度」の設定にすると、各マスは、

右上：「重要かつ難しい」

右下：「難しいが重要ではない」

左上：「重要だが難しくない」

左下：「重要でも難しくもない」

　というように分けられるでしょう。この中に抱えている仕事を振り分けていきますが、そのときに大切なのはそれぞれの仕事の個別の性格ではなく、自分の抱えている仕事を相対的に比較して配置していくことです。配置の際にはかかる時間もコストも低いけれど重要性の高いもの、またはその逆など、極端なものから配置していき、途中で変更しようと思えばその都度変更します。

　最終的に配置が決まったら、左上から順番に左下→右上→右下とやっていきます。右下の部分については、やるかやらないかの検討も必要になってきます。そして右上の部分は最終的にやらなければいけないもので、かつ戦略的にも重要な部分になるので時間も労力も最も必要とされる部分です。

　仕事の優先順位を決定するためにはこのような方法があります。どうやって優先順位をつければいいか分からなかったという人は、ここで紹介したことを参考にして優先順位をつけてみて下さい。