仕事の優先順位がつけられない人にオススメする「優先順位づけ」2つのコツ

　どこの職場にも優先順位がつけられないため、結局期限を守れない、残業ばかり続いてしまうという人は存在するもの。優先順位がつけられない人も苦しいのはもちろん、仕事に関わるメンバーにも迷惑をかけてしまい、悪循環になってしまいます。

　優先順位がつけられない＝仕事ができない、と判断され、依頼される業務も段々と減ってくるケースも考えられるでしょう。ここでは仕事の優先順位をつけられない人が、行なっておくべき事柄を紹介したいと思います。

　優先順位がつけられない人が多く実践していることの一つとして、出社してからその日の業務確認を行う、ということではないでしょうか。帰宅している最中にメールなどで依頼された業務などはもちろん当日の確認となりますが、把握できているものはできれば数日前、遅くとも前日までには整理しておく必要があります。

　そうすることで次の日にやるべき業務はざっくりとでも頭の中に入っているため、出社後にメールチェックなどをして、追加の業務を前日までに整理した業務と合わせて整理しなおせば良いのです。

　さらに業務に入る前に一日のスケジュールを頭の中でイメージすることも重要です。当日に依頼された目の前の仕事だけをこなすと優先順位をつけることはおろか、重要な仕事が後回しになってしまうことにもなります。そういった自分にさらに焦りを感じ、やらなければいけないのにできないということにストレスを感じ、上手くいくことも上手くいかないという悪循環に陥りかねません。

　どんな人にも言えることですが、残業をすることを前提として、何時までに終わらせるという時間が切れない人は優先順位がつけられません。「今日中にやる」ではなく「何時までにやる」とスケジューリングするのです。そこで重要なのは、自分が一つの業務に何分かかるのかを把握すること。

　そして、ルーチンワークだけでなく、突発的な業務が発生するのは仕事では日常茶飯事ですのでその分もスケジュールに入れておくのです。8時間を就業時間とする場合、その日の業務は最初の6時間、突発的な業務は残りの2時間で対応するなどと自分で対応できる範囲で時間を決めます。

　その中でも期限が近いものを先に対応するのは当然のことですが、ルーチンワークを先に対応し、思考する業務はその後にするなどジャンルによって業務時間を変えるのも重要なポイントです。

　朝から思考を必要とする業務に取り掛かった場合、良い案が浮かばなければ時間だけが過ぎていき、ルーチンワークに手を付ける時間がなくなってしまいます。また、あらゆる業務に手を付けるのではなく、「今から30分だけはこの仕事に集中する時間」などと自分でルール決めすることも大切でしょう。

　仕事の優先順位をつけられない方にとっては難しく感じるかもしれませんが、事前に業務を把握しておくこと、時間配分をしっかりすることの2点を気を付けるだけでも効率化が図れるのではないでしょうか。

　突発的な業務のために充てておいた時間で少しでも余裕ができたのなら、翌日、翌々日の分の業務も前倒して対応することができます。タスク管理ができない、優先順位がつけられないと悩んでいる人は、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。