仕事をスムーズに行うために知っておきたい「ToDo管理」のコツ

　仕事をスムーズに行うことが出来れば、ビジネス上でもプライベートでも充実した日々を送ることが出来ます。上手に仕事を行っている人と、毎日残業をしなければ仕事が終わらない人との違いは、やるべき業務を適切な時間で行えていないという点にあります。つまり、適切な時間をかけて業務をする、適切な時間以上の時間をかけて業務はしないということが、仕事を管理するコツです。では、どういったことから始めれば良いのでしょうか？

　スケジュール管理は、エクセルできっちりと管理しなければならないと考えている人もいるかと思います。確かに、一度フォーマットを作ることが出来れば、その後の仕事の管理は楽になると思います。しかし、今現在、仕事に追われていて、そんな表を作る余裕すらないという人は、大きめの付箋に書き出すか、メモに書き出すだけでも、十分に効果があります。ToDo管理といわれますが、今現在やらなければいけない仕事を自分で管理するということです。

　書き出す時に、注意してほしいのが、あまり先のことは書き出さないこと。それよりも、当日中にしなければならない業務、または明日中など、期限が近い業務をリストアップしていきましょう。

　そして、やるべき業務を書く時には、優先順位も書いていってください。また、やるべき項目は、「資料作成」など抽象的な言い方ではなく、具体的に「A商品の資料の作成」などと書くようにしましょう。

　曖昧な項目の挙げ方もよくありません。例えば「出荷トラブル処理」と書くだけでなく、「営業Sさんに連絡後、謝罪の送り状を作成」などと書くと実行しやすくなります。曖昧な項目だと、その項目をみて業務を実行しようとした時に、どういった手順で業務を進めるべきかを考える時間が必要となってしまいます。それよりも、リストにアップした時点で、業務の代替のやり方まで考えてしまった方が、業務時間の短縮につなげることが出来るのです。

　業務をリストアップして、達成できた時には、項目に横線を引くなどして、削除をしていきます。そうすることで、自然と達成考えられるようになり、あとどのくらいの業務を残された時間内で行えばいいのかが、すぐに分かります。

　人は、制限時間を与えられて作業するのと、与えられないで作業するのとでは、同じ作業でもかかる時間に違いが出てくるのです。一日のやらなければならない業務に、全て横線が引けたら、緊急性は高くないけれどやっておく必要がある業務などを進めていきましょう。そうすれば、スケジュール管理が出来るようになり、仕事のコツが掴め、効率的に業務を行えるようになります。

　以上、仕事をスムーズに進めていくために知っておきたいToDo管理のコツを紹介してきました。まずは、先のことを考えるのではなく、目の前の業務をきちんとこなせるように、直近でこなすべき業務を書きだしていくようにしましょう。