【事前の入念な準備がカギ！】自分の提案を会議で通すためのコツ

　自分の提案を会議で通すためには、どうすればよいのでしょうか。提案を承認してもらうためには、ただ熱意を伝えるだけでは不足です。相手にすんなりと受け入れてもらえるような提案資料を作成し、提案のためのプレゼンテーションを実行しなければなりません。今回は、自分の提案を会議で通すためのコツについて紹介します。

　会議の出席者の考え方・好み・クセを事前に把握することは、提案を会議で通すために最も重要なことです。ここで言う「考え方・好み・クセ」とは、会議の出席者のプライベート上の考え方・好み・クセではありません。会議の出席者が、提案を承認するにあたって、どういう点を重視するか、どういう点を嫌うかを把握するということを意味します。

　仮に、会議の出席者がＡ部長、Ｂ次長、Ｃ課長であるとすれば、A部長・B次長・C課長の、判断する上で最も重視することを事前に把握しておきましょう。特に、最上席者であるA部長の重視する点は、絶対に漏らしてはいけません。

　例えば、「新卒採用の求人広告掲載先に、マイナビを使う」といった提案を会議で通す場合、提案の承認にあたって、A部長は「コスト」、B次長は「ツールの使いやすさ」、C課長が「求人広告の反応の高さ」を重視するのであれば、次のような点を提案で協調すると効果的です。

・コスト→マイナビが、他の新卒採用サイトと比べてコストが安い。

・ツールの使いやすさ→マイナビのツールは、初心者でもたやすく使える。

・求人広告の反応の高さ→昨年マイナビに広告を掲載した同業他社Ｚ社は、エントリー数と応募数ともに過去最高を記録した。

　最終的に会議で提案を通すためには、会議の出席者が感じた提案内容の懸念点を、一つ残さず潰さなければなりません。一つでも懸念点を解消することができなければ、会議で提案を通すことは不可能です。そこで、事前に会議で問われると思われる質問に対する「想定Q&A」を作っておきましょう。想定質問は、自分1人で考えるのではなく、可能であれば同僚・先輩・上司など、他人のアドバイスも参考にします。

　しかし、会議で出される質問が、全て想定Q&Aでカバーできる訳ではありません。想定外の質問が飛んでくることもあるでしょう。その場合、すぐに答えられる類の質問であれば、その場で回答して問題ありませんが、すぐに回答できない場合は、「宿題として持ち帰り、早急に回答を連絡する」と伝え、できるだけ早いタイミングで、会議の出席者全員に回答内容を連絡しましょう。すぐに答えなければと焦ってしまい、曖昧・あやふやな回答をしてしまうと、あなたに対する信頼性を損ねますので止めましょう。

　以上、自分の提案を会議で通すためのコツを紹介してきました。自分の提案を通すためには熱意も必要となりますが、それだけでは不十分です。ここで紹介したように、事前に入念な準備をしておくことが提案を通すためのカギと言えるのではないでしょうか。