部下に任せた仕事の「進捗状況」を管理するために持つべき意識と取るべき方法

　部下に1つの仕事を任せた場合、任せきりにして完成を待つというのは、上司が取るべき方法ではありません。その仕事の進捗状況を随時チェックして、正しいアドバイスを与え、より良い成果を期限内に上げられるよう管理するのが、上司にとって大切な仕事でもあるのです。

　しかし実際には、「任せきり」というほどではないまでも、進捗状況の管理がかなり甘く、そのために部下の仕事への取り組み方も甘くなる。結果として、成果物の質が落ちたり、場合によっては締め切りに間に合わないということも少なからずあるようです。では、上司としてどのように管理したら良いのでしょうか。

　上司と部下の会話で多いのはこうしたやりとりではないでしょうか。「あの仕事、どうなってる」「はい、やってます」「締め切りまでにはできるだろうね？」「はい、鋭意努力しています」

　これでは「部下の仕事を管理している」ことにならないのは、明らかでしょう。しかし、実際にこうした例が少なくないのです。進捗状況を具体的にチェックしてこそ、上司は自分の役割りを果たしているといえます。

　おすすめしたいのは、仕事を委任するときに、「作業進行計画」を部下から提出させること。たとえば、2週間後に予定されている会議の資料作成を部下に任せたとします。多くのデータを収集する必要があり、内容も複雑な資料作成だったとしましょう。

　その仕事の簡単なスケジュール表を、部下に作成させるのです。締め切りははっきりしています。どんなに遅くても会議の前日がタイムリミット。しかし、訂正などの作業が必要となるでしょうから、会議の2日前を最終的な締め切りに設定し、そこまでの進行予定を部下に考えさせるのです。

　それほど綿密なものでなくてもかまいません。「5日後までに必要なデータをすべて収集する」「同時に資料のフォーマットを完成させる」「1週間後までに資料の内容を固める」「10日後には、たたき台となる資料を完成させる」といったような、ポイントを押さえたスケジュールであれば、問題ありません。具体的なスケジュールになっていれば、メモ書き程度でもいいのです。

　このメモをもとに進捗状況を随時チェックします。意識すべきなのは、「うるさい」と部下に思わせないこと。先ほどの例なら、5日後と10日後がポイントです。その段階で、「データは集まったか」「たたき台はいつごろ完成しそうか」というようにチェックするといいでしょう。毎日のように「どうなってる？」と聞くのは、上手な管理法ではありません。部下の仕事へのモチベーションを、かえって下げてしまいかねないからです。

　部下は自分で作業進行計画を考えて提出しているのですから、そこは信頼して、必要最小限のチェックにとどめること。これが正しく管理するために持つべき意識です。

　最初に作業進行の計画を作らせておくと、部下も自分でチェックしながら仕事を進めることができます。より良い成果を得るためにも有効な方法ではないでしょうか。