「企画書」を社外の人にメールで送付する際に注意すべき3つのポイント

　お客様・取引先などの社外の方へ企画書を送付する手段として、郵送・宅配と並び、メールを使うケースが多くなっているでしょう。特に送付先が社外の方ですので、不手際があってはいけません。確実に相手に企画書を送付するよう、注意する必要があります。そこでここからは、企画書を社外の方にメールで送付する際に注意すべきポイントについて、紹介していきます。

　メールで企画書を送付する場合、企画書データをメールに添付することになります。この時に配慮すべきことは、社外の方宛にメール・電話等を使って、企画書をメールで送付する旨を連絡しておくことです。

　昨今、ウイルス感染防止やセキュリティ上の観点から、不用意にメールや添付ファイルを開くことを控える傾向にあります。先方に何の連絡もせず、いきなり企画書をメールで送付したら、先方は警戒心から、企画書である添付ファイルを開けることはもちろん、メール自体を開くこともしない可能性があるのです。そこで、事前に連絡した上で、企画書をメールで送付することが、ビジネスマナー上は適切と言えるでしょう。

　企画書のデータ容量が重い場合、それを何の加工もせずにそのままメールに添付することは絶対にやめましょう。先方が添付データを開いたと同時に、パソコンをフリーズしてしまうかもしれません。そのため、企画書のデータは、圧縮するか複数のデータに分けて、1通のメールに添付するデータ容量を極力軽くしましょう。

　企画書の中に、個人情報・機密情報など相手のセンシティブな情報が含まれている場合は、企画書データにパスワードを必ず設定しましょう。万一、メールアドレスを間違えて、誤った送信先にメールが送付されてしまったら、先方のセンシティブ情報流出という最悪な事態を招きかねません。

　また、相手に正しくメール送信されたとしても、センシティブ情報が含まれている企画書にパスワードがかけられていなければ、あなたは相手から不信感を抱かれてしまうかもしれません。

　なお、パスワードを設定したら、そのパスワードを漏れなく相手に連絡する必要がありますが、パスワードは、企画書を送付したメールに記載してはいけません。万一誤った送信先にメールが届いた場合、添付ファイルとパスワードが同じメールに書かれていれば、

容易に添付ファイルを開くことができてしまいます。そのためパスワードは、企画書送付メールとは異なる別のメールに記載して、相手に送信しましょう。

　以上、企画書を社外の方にメールで送付する際に注意すべきポイントを紹介してきました。スムーズなやり取りをするためにも、ここで紹介したことは最低限意識しておくべきでしょう。